Circulaire over ploegenarbeid gepubliceerd: verduidelijking bis-regeling

Ploegenarbeid in woelig water

De vrijstelling van doorstorting bedrijfsvoorheffing houdt in dat tot 22,8% (of 25% bij volcontinu arbeid) van de belastbare bezoldigingen van werknemers die in ploeg werken vrijgesteld kan worden van doorstorting. Om deze vrijstelling te kunnen toepassen, moeten enkele voorwaarden vervuld zijn:

• Minstens twee ploegen met minimaal twee werknemers per ploeg;

• De ploegen moeten hetzelfde werk doen qua inhoud én omvang;

• De ploegen volgen elkaar op zonder onderbreking;

• De overlap tussen de ploegen mag niet meer zijn dan een kwart van de dagtaak.

Met betrekking tot de voorwaarde ‘hetzelfde werk qua inhoud én omvang’ bestond lange tijd onduidelijkheid. Het Grondwettelijk Hof sprak zich in 2024 uit dat de ploegen identiek hetzelfde werk moesten doen qua inhoud én omvang. Vergelijkbaar werk bleek in dit kader onvoldoende.

Dit betekende dat, indien de fiscus deze strikte interpretatie zou hanteren, ondernemingen met ploegen waarvan de omvang vergelijkbaar was, maar niet volledig identiek (zoals een vroege ploeg met 10 werknemers en een late ploeg met 7 werknemers), niet langer in aanmerking zouden komen voor de klassieke regeling rond ploegenarbeid.

Bis-regeling to the rescue

Om een opvangnet te bieden voor ondernemingen met ongelijke ploegen, werd in 2024 een bis-variant voor de vrijstelling voor ploegenarbeid geïntroduceerd.  Deze tijdelijke bis-variant houdt in dat een gedeeltelijke vrijstelling kan worden toegepast naargelang de mate van afwijking van de omvang van de ploegen. De bis-regeling moet in vier stappen berekend worden:

• Stap 1: bepaling van de theoretische vrijstelling (22,80% of 25% van de belastbare bezoldigingen)

• Stap 2: berekening van het verschil in omvang per dag tussen de grootste en de kleinste ploeg

• Stap 3: berekening van de maandelijkse correctiefactor

• Stap 4: vermindering van de vrijstelling op basis van de correctiefactor

Nieuwe circulaire verduidelijkt en voegt een administratieve tolerantie toe

1. Omvang van het werk meten

Uit praktische overwegingen stelt de circulaire dat in de meeste gevallen rekening zal worden gehouden met het aantal werknemers in een ploeg om de omvang van het werk te meten. De belastingplichtige is echter vrij een ander criterium, zoals de arbeidstijd van de ploegen, voor te stellen.

2. Administratieve tolerantie van 10%

Om te bepalen of een onderneming onder de klassieke of bis-regeling valt, laat de fiscus een afwijking van maximaal 10% toe. Is het verschil op één dag groter, dan vervalt de toepassing van de klassieke regeling voor die maand, tenzij de werkgever kan aantonen dat de afwijking buiten zijn wil om gebeurde.

• Blijf je binnen die marge, dan kan je gewoon de klassieke regeling toepassen.

• Overschrijd je op één dag die marge? Dan val je die maand onder de bis-regeling.

• Er is één uitzondering: overmacht. De circulaire geeft hierbij als voorbeeld een werknemer die onderweg naar het werk een ongeval krijgt. In dat geval kan je toch de klassieke regeling behouden, mits bewijs.

Opgelet: de berekening van de administratieve tolerantie gebeurt niet op dezelfde manier als de berekening van de correctiecoëfficiënt. Om de administratieve tolerantie van 10% toe te passen moet dagelijks de volgende berekening gemaakt worden:

(aantal leden grootste ploeg – aantal leden kleinste ploeg) / aantal leden grootste ploeg

3. Correctiecoëfficiënt

In de bis-regeling wordt de vrijstelling evenredig verminderd naarmate de afwijking in de omvang van de ploegen groter wordt. Deze vermindering wordt berekend aan de hand van de correctiecoëfficiënt.

• Je moet de dagelijkse effectieve aanwezigheden van de werknemers registreren.

• Aan het einde van de maand tel je alle aanwezigheden op en bereken je de maandelijkse afwijking.

• Op basis daarvan wordt de correctiecoëfficiënt bepaald, die vervolgens proportioneel je vrijstelling verlaagt.

4. Klassiek of bis? Elke maand te bekijken

De belastingplichtige dient maandelijks na te gaan of hij de klassieke of bis-regeling dient toe te passen en kan hier in wisselen. Het is ook mogelijk om binnen dezelfde onderneming voor de ene afdeling de bis-regeling toe te passen en voor de andere afdeling de klassieke regeling.

Belangrijk om op te merken hierbij is dat de 1/3^de-norm per werknemer per vrijstellingsregeling (klassiek of bis) moet worden berekend. De arbeidstijd uit verschillende vrijstellingsregimes kan dus niet worden opgeteld.

Er dient bovendien 1 globale correctiecoëfficiënt toegepast te worden op alle ploegen in de onderneming waarvoor de bis-regeling van toepassing is.

5. Vrijstelling beperkt tot de beschikbare bedrijfsvoorheffing

De theoretische vrijstelling wordt berekend op 22,8% (of 25%) van de belastbare bezoldigingen. Indien de beschikbare bedrijfsvoorheffing lager is dan de theoretische vrijstelling, moet de correctiecoëfficiënt toegepast worden op die beschikbare bedrijfsvoorheffing.

Bijvoorbeeld:

Keuzevrijheid tussen vrijstelling ploegenarbeid en nachtarbeid

Heb je een vroege, late én een nachtploeg? Dan voorziet de circulaire de mogelijkheid om een keuze te maken:

• Ofwel tel je de nachtploeg mee bij de ploegenarbeid(-bis)-regeling (drie opeenvolgende ploegen).

• Ofwel zonder je de nachtploeg af van de opeenvolgende vroege en late ploeg en pas je de vrijstelling voor nachtarbeid toe.

Opgelet bij betaling ploegenpremie

De circulaire bevestigt dat alle werknemers die ploegenarbeid verrichten een ploegenpremie moeten ontvangen.

• Krijgt een werknemer geen (of te lage) premie? Dan kan de vrijstelling niet worden toegepast. We verwachten dat de fiscus hier strikt zal op toezien.

• Omgekeerd kan de redenering gemaakt worden dat de ploegenpremie niet langer als ploegenpremie beschouwd mag worden wanneer deze toegekend wordt aan werknemers die niet in ploeg werken. Ook in dit geval loopt de belastingplichtige het risico dat de vrijstelling niet langer toegepast mag worden.

• Het is dus cruciaal om je loonadministratie te controleren en te zorgen dat premies steeds correct worden toegekend.

Wat je nu best doet

• Check je ploegstructuur en bereken of je binnen de administratieve tolerantie van 10%  blijft.

• Zorg voor correcte aanwezigheids- en loondata per ploeg.

• Beslis elke maand welke regeling je toepast.

• Controleer de uitbetaling van ploegenpremies.

• Houd de deadlines in de gaten: voor 2024 kan je nog correcties doen tot 31 augustus 2025, maar de meeste sociale secretariaten willen jouw gegevens tegen 15 augustus 2025 (behoudens uitstel verleend door Finprof).

De circulaire maakt veel duidelijk, maar de berekeningen en controles blijven complex. Onze experts helpen je graag om de juiste regeling te kiezen bij de toepassing van de vrijstelling voor ploegenarbeid(-bis).