Circulaire concernant le travail en équipes publiée : clarification du régime bis

Travail en équipes en eaux troubles

L’exonération de versement du précompte professionnel implique qu’un montant pouvant aller jusqu’à 22,8 % (ou 25 % en cas de travail en continu) des rémunérations imposables des travailleurs en équipes peut être exonéré de versement.
Pour pouvoir appliquer cette exonération, certaines conditions doivent être remplies :

• Au moins deux équipes comptant chacune au minimum deux travailleurs ;

• Les équipes doivent exécuter le même travail tant sur le fond que sur l’ampleur ;

• Les équipes doivent se relayer sans interruption ;

• Le chevauchement entre les équipes ne peut dépasser un quart de la journée de travail.

Concernant la condition « même travail sur le fond et sur l’ampleur », une incertitude a longtemps régné. En 2024, la Cour constitutionnelle a jugé que les équipes devaient accomplir un travail strictement identique sur le fond et sur l’ampleur. Un travail simplement comparable ne suffisait pas.

Cela signifiait que, si l’administration fiscale adoptait cette interprétation stricte, les entreprises avec des équipes de taille comparable mais pas identique (par exemple, une équipe du matin de 10 personnes et une équipe du soir de 7 personnes) ne pourraient plus bénéficier du régime classique du travail en équipes.

Le régime « bis » à la rescousse

Afin de venir en aide aux entreprises ayant des équipes inégales, une variante « bis » de l’exonération pour travail en équipes a été introduite en 2024.
Ce régime temporaire « bis » prévoit qu’une exonération partielle peut être appliquée en fonction de l’écart de taille entre les équipes.
Le calcul du régime bis se fait en quatre étapes :

Étape 1: Déterminer l’exonération théorique (22,8 % ou 25 % des rémunérations imposables)
Étape 2: Calculer la différence quotidienne d’effectifs entre l’équipe la plus grande et la plus petite
Étape 3: Calculer le coefficient correcteur mensuel
Étape 4: Réduire l’exonération en fonction de ce coefficient

Nouvelle circulaire : précisions et tolérance administrative

1. Mesure de l’ampleur du travail

Pour des raisons pratiques, la circulaire prévoit que, dans la plupart des cas, l’ampleur du travail sera mesurée en fonction du nombre de travailleurs dans une équipe.
Le contribuable peut toutefois proposer un autre critère, comme la durée de travail des équipes.

2. Tolérance administrative de 10 %

Pour déterminer si une entreprise relève du régime classique ou du régime bis, l’administration fiscale admet un écart maximal de 10 %.

• Si, au cours d’une seule journée, la différence dépasse cette marge, l’application du régime classique est exclue pour le mois concerné, sauf si l’employeur peut démontrer que l’écart est indépendant de sa volonté.

• Si l’écart reste dans cette marge, le régime classique peut être appliqué.

• Dépassement sur un seul jour ? → régime bis pour tout le mois.

• Si cette marge est dépassée ne fût-ce qu’un jour, le régime bis s’applique pour l’ensemble du mois.

Une seule exception est prévue : la force majeure.
La circulaire cite, à titre d’exemple, le cas d’un travailleur victime d’un accident sur le trajet vers le travail. Dans cette situation, il est possible de conserver le régime classique, à condition d’en apporter la preuve.

Formule de calcul quotidienne de la tolérance :

(nombre de membres de la plus grande équipe – nombre de membres de la plus petite équipe) / nombre de membres de la plus grande équipe

3. Coefficient correcteur

Dans le régime bis, l’exonération est réduite proportionnellement à mesure que l’écart dans la taille des équipes augmente.
Cette réduction est calculée sur la base du coefficient correcteur.

• Vous devez enregistrer quotidiennement les présences effectives des travailleurs.

• À la fin du mois, vous additionnez toutes les présences et calculez l’écart mensuel.

• Sur cette base, le coefficient correcteur est déterminé, lequel réduit ensuite proportionnellement votre exonération.

4. Régime classique ou bis ? Décision mensuelle

Le contribuable doit vérifier chaque mois s’il doit appliquer le régime classique ou le régime bis, et peut alterner entre les deux.
Il est également possible, au sein de la même entreprise, d’appliquer le régime bis à un service et le régime classique à un autre.

Il est important de noter que la règle du tiers doit être calculée pour chaque travailleur et pour chaque régime d’exonération (classique ou bis). Les heures de travail relevant de régimes différents ne peuvent pas être cumulées.
De plus, un coefficient correcteur global doit être appliqué à toutes les équipes de l’entreprise pour lesquelles le régime bis est applicable.

5. Exonération limitée au précompte disponible

L’exonération théorique est calculée sur 22,8 % (ou 25 %) des rémunérations imposables.
Si le précompte professionnel disponible est inférieur à l’exonération théorique, le coefficient correcteur doit être appliqué à ce précompte disponible.

Par exemple :

Liberté de choix entre l’exonération pour travail en équipes et travail de nuit

Avez-vous une équipe du matin, une équipe de l’après-midi et une équipe de nuit ? La circulaire prévoit alors la possibilité de faire un choix :

• Inclure l’équipe de nuit dans le régime travail en équipes (ou bis) pour les trois équipes consécutives.

• Exclure l’équipe de nuit des équipes du matin et de l’après-midi, et appliquer l’exonération pour travail de nuit.

Attention au paiement de la prime de travail en équipes

La circulaire confirme que tous les travailleurs effectuant du travail en équipes doivent recevoir une prime de travail en équipes.

• Si un travailleur ne reçoit pas de prime (ou une prime insuffisante), l’exonération ne peut pas être appliquée. L’administration fiscale devrait être stricte à ce sujet.

• Inversement, si une prime de travail en équipes est accordée à des travailleurs ne travaillant pas en équipe, celle-ci ne peut plus être considérée comme telle, et l’exonération pourrait ne plus s’appliquer.

Il est donc crucial de vérifier votre administration salariale et de vous assurer que les primes sont toujours correctement attribuées.

À calculer !

• Vérifiez la structure de vos équipes et calculez si vous restez dans la tolérance administrative de 10 %.

• Assurez-vous d’avoir des données correctes sur les présences et la paie par équipe.

• Décidez chaque mois quel régime appliquer.

• Contrôlez le versement des primes de travail en équipes.

La circulaire apporte beaucoup de clarté, mais les calculs et contrôles restent complexes. Nos experts sont à votre disposition pour vous aider à choisir le régime approprié pour l’application de l’exonération pour travail en équipes (ou bis).