Toegang tot Belgische overheidsportalen: controleer tijdig je digitale sleutels

Tot welke Belgische overheidsportalen moet je toegang hebben?

Voor ondernemingen die actief zijn in België is het belangrijk dat de bevoegde personen binnen de organisatie toegang hebben tot de relevante overheidsportalen.

Het gaat onder meer om de volgende toepassingen:

• e-Box Enterprise: de officiële elektronische mailbox voor communicatie tussen de Belgische overheid en ondernemingen.

• Aangifte van werken (30bis): het platform voor verplichte meldingen bij bepaalde bouw- en aanverwante activiteiten.

• Checkinatwork: de toepassing voor verplichte aanwezigheidsregistratie van werknemers die bepaalde activiteiten uitvoeren op Belgische werven.

• MyMinfin: het online platform voor fiscale documenten, attesten en administratieve formaliteiten.

• Portaal van de Sociale Zekerheid: het platform voor werkgeversaangiften, attesten en andere socialezekerheidsdiensten.

Welke digitale sleutels kun je gebruiken?

De Belgische overheid maakt voor de toegang tot steeds meer online toepassingen gebruik van veilige authenticatiemethoden, waaronder tweefactorauthenticatie.

Afhankelijk van de toepassing kun je gebruikmaken van de volgende digitale sleutels:

• Belgische eID: je elektronische identiteitskaart in combinatie met een kaartlezer.

• itsme®

• MyGov.be

• eIDAS: het Europese systeem voor elektronische identificatie, waarmee je je via erkende buitenlandse identificatiemiddelen kunt aanmelden.

Beschikken de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor payroll, fiscaliteit of socialezekerheidsverplichtingen nog niet over een ondersteunde digitale sleutel? Dan is het belangrijk om tijdig de nodige stappen te ondernemen. Zo voorkom je dat de toegang tot essentiële overheidsdiensten in het gedrang komt.

Geen Belgische eID? Dit zijn de alternatieven

Ook wettelijke vertegenwoordigers die niet over een Belgische elektronische identiteitskaart beschikken, kunnen in bepaalde gevallen toegang krijgen tot Belgische online overheidsdiensten.

Welke mogelijkheid het meest geschikt is, hangt onder meer af van hoe vaak de betrokken persoon naar België reist.

1. Identificatie via een registratiekantoor

Personen die regelmatig naar België reizen, kunnen zich identificeren via een registratiekantoor om toegang te krijgen tot Belgische online overheidsdiensten.

Meer informatie vind je op de officiële website van de overheid:

Identificatie zonder eID – Helpcentrum BOSA

2. Een digitale sleutel aanvragen via myBelgianID

Voor personen die niet regelmatig naar België reizen, bestaat in bepaalde gevallen de mogelijkheid om een digitale sleutel op afstand te activeren via myBelgianID.

Meer informatie vind je via:

myBelgianID – Digitale sleutel aanvragen

Zodra de wettelijke vertegenwoordiger over een digitale sleutel beschikt, kan die ook andere medewerkers toegang geven tot de relevante overheidsdiensten.

Meer informatie over de beschikbare digitale sleutels en authenticatiemethoden vind je op de website van CSAM.

Daarnaast verwijzen wij graag naar de bijgevoegde praktische handleiding, waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe een digitale sleutel online kan worden geactiveerd.

Controleer je digitale sleutels en toegangsrechten

Nu de Belgische overheid de toegang via gebruikersnaam en wachtwoord verder afbouwt, raden we aan om de huidige toegangs- en autorisatiestructuur van je onderneming tijdig te evalueren.

Controleer daarbij of de personen die verantwoordelijk zijn voor Belgische payroll-, fiscale en socialezekerheidsverplichtingen beschikken over:

• toegang tot minstens één ondersteunde digitale sleutel;

• de vereiste mandaten en machtigingen;

• toegang tot de relevante overheidsapplicaties, zoals e-Box Enterprise, Aangifte van werken (30bis), Checkinatwork en MyMinfin.

Hoe kan Vandelanotte je onderneming ondersteunen?

Het beheer van digitale sleutels, mandaten en toegangsrechten vraagt de nodige aandacht, zeker wanneer verschillende medewerkers verantwoordelijk zijn voor de Belgische administratieve verplichtingen van je onderneming.

Vandelanotte ondersteunt je bij:

• het identificeren van de Belgische overheidsplatformen die relevant zijn voor je activiteiten;

• het beoordelen van bestaande mandaten en toegangsrechten;

• het opzetten en beheren van machtigingen;

• het begeleiden van bevoegde personen bij de beschikbare authenticatiemogelijkheden;

• het waarborgen van een continue toegang tot de toepassingen die nodig zijn om te voldoen aan Belgische payroll-, fiscale en socialezekerheidsverplichtingen.

Een proactieve controle van je huidige toegangsregeling helpt administratieve onderbrekingen te voorkomen en compliancerisico's te beperken, terwijl België de beveiliging van zijn online overheidsdiensten verder versterkt.

Heb je vragen over digitale sleutels, mandaten of toegangsrechten? Of wil je jouw specifieke situatie bespreken? Neem gerust contact op met onze experts. We helpen je graag verder.