Elektronische facturatie in Frankrijk: verplichtingen vanaf 2026

Wat houdt elektronische facturatie in?

Elektronische facturen zijn niet te verwarren met simpelweg digitale facturen (zoals pdf). Ze moeten voldoen aan formele standaarden die hun authenticiteit, integriteit en leesbaarheid garanderen.

Dit kan o.a. via:

• een gekwalificeerde elektronische handtekening (in overeenstemming met Verordening EU/910/2014, artikel 96 F van bijlage III bij de CGI);

• een gestructureerd formaat zoals EDI;

• een gekwalificeerd elektronisch zegel;

• of een betrouwbaar controlespoor.

Inwerkingtreding

De hervorming van elektronische facturering verloopt geleidelijk en is afhankelijk van de grootte van het bedrijf. Volgens de begrotingswet voor 2024 (Wet 2023-1322 van 29-12-2023 art. 91) ziet het nieuwe tijdschema er als volgt uit:

• Vanaf 1 september 2026: verplichting om elektronische facturen uit te reiken en te verzenden voor grote bedrijven, middelgrote bedrijven (ETI) en leden van een btw-eenheid.

• Vanaf 1 september 2027: verplichting om elektronische facturen uit te reiken en te verzenden voor kleine bedrijven. Dit zijn bedrijven met minder dan 250 werknemers, jaaromzet niet hoger dan € 50 miljoen, of balanstotaal niet hoger dan € 43 miljoen.

• Verplichting om facturen te ontvangen: alle bedrijven, ongeacht hun grootte, moeten vanaf 1 september 2026 elektronische facturen kunnen ontvangen.

Categorisering van bedrijven

De categorisering (groot bedrijf, ETI, MKB, micro) gebeurt op basis van je situatie op 1 januari 2025, op basis van het laatste boekjaar dat voor die datum eindigt of, als dat niet mogelijk is, op basis van het eerste boekjaar dat op of na die datum eindigt.

Welke platformen moet je gebruiken?

 Bedrijven moeten gebruik maken van :

• een partnerplatform voor dematerialisatie (PDP), geregistreerd door de staat;

• of het openbare facturatieportaal Chorus Pro.

Elektronische facturen moeten zes jaar worden bewaard, in hun originele vorm en inhoud, op papier of elektronisch, naar keuze van het bedrijf.

Sancties bij niet-naleving

Wie de regels niet volgt, riskeert een boete van € 15 per factuur, met een maximum van € 15.000 per kalenderjaar. Partner-dematerialisatieplatforms (PDP's) die hun verplichtingen niet nakomen, kunnen ook een boete krijgen van € 15 per factuur, met een maximum van € 45.000.

Deze boetes zijn niet van toepassing bij een eerste overtreding die spontaan of tijdig (binnen dertig dagen na een eerste verzoek van de autoriteiten) wordt rechtgezet. Dit geldt tijdens het huidige kalenderjaar en de drie voorgaande jaren.

Conclusie

Bedrijven in de privésector in Frankrijk moeten anticiperen en hun facturatieprocessen aanpassen om te voldoen aan de geleidelijke invoering van elektronische facturatie. Dit betekent in het bijzonder :

• zich uitrusten met compatibele technische hulpmiddelen;

• een partnerplatform kiezen;

• ervoor zorgen dat de formaten en de opslag van facturen conform zijn;

• op de hoogte blijven van aanstaande wijzigingen in de wet- en regelgeving.

Onze experts volgen deze hervorming op de voet. We begeleiden je bij de overstap naar e-facturatie en zorgen ervoor dat je voldoet aan alle technische én wettelijke vereisten.