Interne onderzoeken op de werkvloer: ben je klaar voor 16 december 2026?

Wanneer vallen interne onderzoeken onder de Wet Private Opsporing?

De Wet Private Opsporing gebruikt het begrip ‘private opsporing’. Dat doet misschien vermoeden dat de wet uitsluitend betrekking heeft op onderzoeken door externe privédetectives. Maar niets is minder waar.

Ook een occasioneel intern onderzoek naar een eigen werknemer kan onder de WPO vallen. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin je als werkgever wilt nagaan of een werknemer:

• interne regels heeft geschonden;

• vertrouwelijke informatie heeft misbruikt;

• zich op een andere manier ongeoorloofd heeft gedragen.

Je hoeft daarvoor geen externe onderzoeker in te schakelen of over een afzonderlijke interne onderzoeksdienst te beschikken. Ook wanneer je personeelsdienst zelf een incident onderzoekt, kan de WPO van toepassing zijn.

Voor leden van de personeelsdienst geldt onder specifieke voorwaarden wel een uitzondering op de vergunnings- en identificatieplicht wanneer zij voor hun eigen werkgever een incidentenonderzoek naar diens werknemers uitvoeren. De overige toepasselijke bepalingen van de WPO blijven in principe gelden.

Voer je als werkgever een gericht onderzoek naar mogelijk wangedrag van een werknemer? Ga er dan niet zomaar van uit dat de Wet Private Opsporing niet van toepassing is.

Welke verplichtingen gelden vandaag al voor interne onderzoeken?

De Wet Private Opsporing is op 16 december 2024 in werking getreden. Voer je vandaag een intern onderzoek naar een werknemer dat onder de WPO valt? Dan moet je de toepasselijke wettelijke regels al naleven. Die regels hebben onder meer betrekking op de voorbereiding, uitvoering en documentatie van het onderzoek.

Zo moet je onder andere nagaan:

• of er een gerechtvaardigd belang bestaat om het onderzoek te voeren;

• welke informatie je mag verzamelen;

• welke onderzoekshandelingen zijn toegestaan;

• hoe je de bevindingen achteraf moet vastleggen.

Deze verplichtingen gelden ook wanneer je personeelsdienst zelf het incident onderzoekt.

Let op: tot het einde van de overgangstermijn geldt de nietigheidssanctie wegens het ontbreken van het verplichte reglement in principe nog niet. Alle andere toepasselijke bepalingen van de WPO moet je wel al naleven.

Wat moet je uiterlijk op 16 december 2026 in orde brengen?

Wanneer een intern onderzoek betrekking heeft op een eigen werknemer, vereist de WPO een voorafgaand en transparant reglement. Daarin moet je uitdrukkelijk vastleggen dat dergelijke onderzoeken binnen je onderneming kunnen plaatsvinden. Ook de nadere regels voor het uitvoeren van onderzoeken op de werkvloer moeten erin worden opgenomen.

Werkgevers kregen vanaf de inwerkingtreding van de wet twee jaar de tijd om zich met deze verplichting in regel te stellen.

Die overgangsperiode loopt af op 16 december 2026. Tegen dan moet het vereiste reglement dus in orde zijn als je onderzoeken naar je eigen werknemers wilt kunnen uitvoeren.

Wat moet er in het reglement voor interne onderzoeken staan?

De WPO bepaalt niet concreet welke bepalingen het reglement moet bevatten. Wel moet uit het document uitdrukkelijk en transparant blijken dat onderzoeken naar werknemers mogelijk zijn en welke regels daarbij gelden.

In de praktijk kan je reglement onder meer duidelijkheid bieden over:

• De aanleiding: in welke situaties kan een intern onderzoek worden opgestart?

• De betrokken personen: wie mag het onderzoek uitvoeren en welke diensten kunnen daarbij betrokken worden?

• De werkwijze: hoe wordt een intern onderzoek georganiseerd?

• De toegestane onderzoekshandelingen: welke handelingen zijn mogelijk binnen de grenzen van de WPO, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke regelgeving?

• De rechten van werknemers: welke rechten heeft de betrokken werknemer tijdens het onderzoek?

• De mogelijke gevolgen: welke gevolgen kunnen aan de onderzoeksbevindingen worden verbonden?

Het is belangrijk dat dit reglement aansluit bij de manier waarop je onderneming in de praktijk met incidenten en interne onderzoeken omgaat. Een algemene standaardtekst biedt immers weinig houvast als niet duidelijk is wie binnen je organisatie welke rol opneemt en welke stappen bij een concreet incident moeten worden gevolgd.

Waarom bereid je interne onderzoeken beter tijdig voor?

Wanneer zich een incident voordoet, moet je vaak snel kunnen handelen. Tegelijk legt de Wet Private Opsporing verschillende formaliteiten en documentatieverplichtingen op. Afhankelijk van wie het onderzoek uitvoert en hoe het verloopt, kan het onder meer gaan om:

• een onderzoeksopdracht of opdrachtenregister;

• een onderzoeksdossier;

• verslagen van bepaalde onderzoekshandelingen;

• een rapport met de bevindingen.

Door vooraf duidelijke afspraken en procedures vast te leggen, weet je onderneming welke stappen nodig zijn wanneer zich een incident voordoet.

Een goede voorbereiding is bovendien meer dan een administratieve oefening. Ook de juridische waarde van je onderzoeksbevindingen kan ervan afhangen. Wanneer onderzoeksbevindingen later aan een rechter worden voorgelegd, gaat die na of ze overeenkomstig de WPO tot stand zijn gekomen. Op basis daarvan beoordeelt de rechter hun bewijswaarde.

Voor het verplichte reglement is de wet bijzonder streng. De verplichting om vooraf een transparant kader vast te leggen, is op straffe van nietigheid voorgeschreven. Na afloop van de overgangstermijn kan een onderzoek naar een werknemer dat zonder het vereiste voorafgaande reglement wordt uitgevoerd, nietig zijn. Daardoor kunnen de onderzoeksbevindingen juridisch buiten beschouwing blijven. Dat kan belangrijke gevolgen hebben, bijvoorbeeld wanneer je die bevindingen wilt gebruiken als bewijs van een dringende reden voor ontslag.

Wacht dus niet tot zich een concreet incident voordoet. Zorg ervoor dat je tijdig beschikt over het vereiste reglement én een werkbare interne aanpak.

Hoe helpt Vandelanotte je om klaar te zijn voor 16 december 2026

Wil je zeker zijn dat je onderneming goed voorbereid is op de verplichtingen van de Wet Private Opsporing?

Vandelanotte helpt je om tijdig klaar te zijn voor 16 december 2026. Onze specialisten kunnen het vereiste reglement uitwerken en dit waar nodig aanvullen met een praktische werkwijze en modeldocumenten voor interne onderzoeken.

Zo beschik je over een duidelijk en werkbaar kader en weet je welke stappen je moet volgen zodra zich een incident voordoet.