Enquêtes internes sur le lieu de travail : êtes-vous prêt pour le 16 décembre 2026 ?

Quand les enquêtes internes relèvent-elles de la loi relative à la recherche privée ?

La loi relative à la recherche privée utilise la notion de « recherche privée ». Cette appellation pourrait laisser penser qu’elle concerne exclusivement les enquêtes réalisées par des détectives privés externes. Or, il n’en est rien.

Même une enquête interne occasionnelle visant l’un de vos propres travailleurs peut relever de cette loi. C’est notamment le cas lorsque vous souhaitez vérifier si un travailleur :

• a enfreint des règles internes ;

• a fait un usage abusif d’informations confidentielles ;

• a adopté un autre comportement illicite.

Il n’est pas nécessaire de faire appel à un enquêteur externe ni de disposer d’un service d’enquête interne distinct. La loi relative à la recherche privée peut également s’appliquer lorsque votre service du personnel enquête lui-même sur un incident.

Sous certaines conditions spécifiques, les membres du service du personnel bénéficient toutefois d’une exception à l’obligation d’autorisation et d’identification lorsqu’ils mènent, pour leur propre employeur, une enquête sur des incidents impliquant les travailleurs de celui-ci. Les autres dispositions applicables de la loi relative à la recherche privée restent en principe d’application.

En tant qu’employeur, vous envisagez de mener une enquête ciblée sur un éventuel comportement fautif d’un travailleur ? Ne partez pas automatiquement du principe que la loi relative à la recherche privée ne s’applique pas.

Quelles obligations s’appliquent déjà aujourd’hui aux enquêtes internes ?

La loi relative à la recherche privée est entrée en vigueur le 16 décembre 2024. Si vous menez aujourd’hui une enquête interne visant un travailleur et relevant de cette loi, vous devez déjà respecter les dispositions légales applicables. Celles-ci concernent notamment la préparation, la réalisation et la documentation de l’enquête.

Vous devez notamment vérifier :

• s’il existe un intérêt légitime justifiant l’enquête ;

• quelles informations vous êtes autorisé à collecter ;

• quels actes d’enquête sont autorisés ;

• comment les constatations doivent être consignées à l’issue de l’enquête.

Ces obligations s’appliquent également lorsque votre service du personnel mène lui-même l’enquête sur l’incident.

Attention : jusqu’à la fin de la période transitoire, la sanction de nullité liée à l’absence du règlement obligatoire ne s’applique en principe pas encore. Vous devez néanmoins déjà respecter toutes les autres dispositions applicables de la loi relative à la recherche privée.

Que devez-vous mettre en place au plus tard le 16 décembre 2026 ?

Lorsqu’une enquête interne concerne l’un de vos propres travailleurs, la loi relative à la recherche privée exige l’existence d’un règlement préalable et transparent. Celui-ci doit prévoir expressément la possibilité de mener de telles enquêtes au sein de votre entreprise. Il doit également préciser les modalités de réalisation des enquêtes sur le lieu de travail.

Les employeurs disposent d’un délai de deux ans à compter de l’entrée en vigueur de la loi pour se conformer à cette obligation.

Cette période transitoire prend fin le 16 décembre 2026. À cette date, vous devrez donc disposer du règlement requis si vous souhaitez pouvoir mener des enquêtes visant vos propres travailleurs.

Que doit contenir le règlement relatif aux enquêtes internes ?

La loi relative à la recherche privée ne précise pas concrètement les dispositions que doit contenir ce règlement. Le document doit toutefois indiquer de manière explicite et transparente que des enquêtes visant les travailleurs peuvent être menées et préciser les règles qui leur sont applicables.

Dans la pratique, votre règlement peut notamment apporter des précisions sur les points suivants :

• Les motifs d’ouverture d’une enquête : dans quelles situations une enquête interne peut-elle être initiée ?

• Les personnes concernées : qui est autorisé à mener l’enquête et quels services peuvent y être associés ?

• La procédure : comment une enquête interne est-elle organisée ?

• Les actes d’enquête autorisés : quelles démarches peuvent être entreprises dans les limites fixées par la loi relative à la recherche privée, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et les autres réglementations applicables ?

• Les droits des travailleurs : quels sont les droits du travailleur concerné pendant l’enquête ?

• Les conséquences éventuelles : quelles suites peuvent être données aux constatations de l’enquête ?

Il est essentiel que ce règlement corresponde à la manière dont votre entreprise gère concrètement les incidents et les enquêtes internes. En effet, un texte standard trop général sera peu utile s’il ne précise pas clairement le rôle de chacun au sein de votre organisation et les étapes à suivre lorsqu’un incident survient.

Pourquoi est-il préférable d’anticiper les enquêtes internes ?

Lorsqu’un incident survient, vous devez souvent pouvoir réagir rapidement. Parallèlement, la loi relative à la recherche privée impose différentes formalités et obligations en matière de documentation. Selon la personne qui mène l’enquête et la manière dont celle-ci se déroule, il peut notamment s’agir :

• d’un mandat d’enquête ou d’un registre des missions ;

• d’un dossier d’enquête ;

• de procès-verbaux ou de rapports relatifs à certains actes d’enquête ;

• d’un rapport reprenant les constatations de l’enquête.

En définissant à l’avance des procédures et des règles claires, votre entreprise saura quelles démarches entreprendre lorsqu’un incident se produit.

Une bonne préparation va d’ailleurs bien au-delà d’une simple formalité administrative. La valeur juridique des constatations de votre enquête peut également en dépendre. Lorsque ces constatations sont ensuite présentées à un juge, celui-ci vérifie si elles ont été obtenues conformément à la loi relative à la recherche privée. Sur cette base, il en apprécie la valeur probante.

La loi est particulièrement stricte en ce qui concerne le règlement obligatoire. L’obligation de définir au préalable un cadre transparent est prescrite à peine de nullité. À l’issue de la période transitoire, une enquête visant un travailleur et menée sans le règlement préalable requis pourra être frappée de nullité. Les constatations qui en découlent risquent dès lors de ne pas pouvoir être prises en considération sur le plan juridique. Cela peut avoir des conséquences importantes, notamment si vous souhaitez utiliser ces constatations pour démontrer l’existence d’un motif grave justifiant un licenciement.

N’attendez donc pas qu’un incident se produise. Veillez à disposer à temps du règlement requis ainsi que d’une procédure interne concrète et opérationnelle.

Comment Vandelanotte vous aide-t-il à vous préparer pour le 16 décembre 2026 ?

Vous souhaitez vous assurer que votre entreprise est bien préparée aux obligations découlant de la loi relative à la recherche privée ?

Vandelanotte vous accompagne pour être en conformité d’ici le 16 décembre 2026. Nos spécialistes peuvent élaborer le règlement requis et, si nécessaire, le compléter par une procédure pratique et des modèles de documents destinés aux enquêtes internes.

Vous disposerez ainsi d’un cadre clair et opérationnel et saurez précisément quelles démarches entreprendre dès qu’un incident survient.