Telewerk over de grens: wat betekent de OESO-update 2025 voor jouw onderneming?

Wanneer is er sprake van een ‘vaste inrichting’?

In principe wordt de winst van een vennootschap belast in het land waar de onderneming gevestigd is, tenzij er sprake is van een vaste inrichting in een ander land.

Een thuiskantoor kan in bepaalde gevallen aanleiding geven tot het ontstaan van een materiële vaste inrichting voor de werkgever, waardoor deze in het betrokken land belastingplichtig wordt met bijkomende administratieve en fiscale verplichtingen tot gevolg. (De eventuele impact van grensoverschrijdend telewerk op de fiscale en socialezekerheidspositie van de werknemer valt buiten de scope van dit artikel.)

Waar telewerk in het OESO‑commentaar voorheen slechts beperkt aan bod kwam, is dit thema inmiddels aanzienlijk uitgebreid. Een vaste inrichting veronderstelt traditioneel een vaste bedrijfsinrichting van waaruit de activiteiten van de onderneming geheel of gedeeltelijk worden uitgeoefend.

Hoewel deze definitie op zich ongewijzigd blijft, benadrukt de OESO in haar 2025‑update opnieuw de klassieke voorwaarden die steeds centraal staan in de analyse:

• Er moet een plaats van bedrijfsuitoefening zijn;

• met een duurzaam karakter (permanentie);

• waar de onderneming effectief haar activiteiten uitvoert;

• en de activiteiten zijn niet louter voorbereidend of hulpverlenend van aard.

In dit artikel bekijken we specifiek of een thuiskantoor kan worden beschouwd als een vaste inrichting. Andere risico’s, zoals het werken met een lokale sales agent, laten we buiten beschouwing, hoewel die op zich ook tot een personele vaste inrichting kunnen leiden.

Wat verandert er voor de definitie van telewerk?

De OESO introduceert een helder en analytisch kader om te bepalen wanneer telewerk in een andere staat al dan niet aanleiding kan geven tot een vaste inrichting. Het feit dat een bepaalde plaats door een persoon, bv. een werknemer, wordt aangewend om werkzaamheden voor de onderneming te verrichten, volstaat op zich niet om die plaats als een bedrijfsruimte van de onderneming aan te merken.

Het OESO‑Commentaar benadrukt in dat verband uitdrukkelijk dat het bestaan van een vaste inrichting steeds moet worden beoordeeld op basis van de concrete situatie tijdens een bepaalde periode, los van vroegere of toekomstige werkwijzen van de onderneming.

Ruimere interpretatie van telewerk

Niet alleen de thuiswerkplek van de werknemer telt mee, maar elke 'relevante plaats' waar beroepsactiviteiten worden uitgeoefend. Denk aan een tweede verblijf, vakantieverblijf of de woning van een kennis of familielid.

De 50%-drempel

Als maatstaf introduceert de OESO een 50%-drempel.

Werkt een werknemer minder dan 50% van zijn totale arbeidstijd vanuit een buitenlandse locatie (woning of andere relevante plaats)? Dan wordt dit niet gezien als een bedrijfsruimte van de onderneming. Deze beoordeling gebeurt over een periode van 12 maanden die begint of eindigt in het betrokken belastingjaar.

Wordt de drempel overschreden? Dan is een verdere analyse nodig om te bepalen of de locatie een bedrijfsruimte van de onderneming is.

Nadruk op commercieel doel

Een doorslaggevende factor is de vraag of er een commerciële reden is om activiteiten uit te voeren in de staat waar de woning (of een andere relevante plaats) zich bevindt. De OESO benadrukt dat deze analyse moet gebeuren op basis van alle feiten en omstandigheden, met aandacht voor de functionele rol van de activiteiten binnen de onderneming.

Geen commerciële reden, bv.:

• thuiswerk als gevolg van werknemersvoorkeur (bv. work-life balance)

• HR-redenen (bv. talentretentie)

• algemene kostenbesparingen

• sporadische bezoeken aan klanten of derden

• ...

Deze redenen hebben geen operationele noodzaak en doen geen vaste inrichting ontstaan, zelfs bij langdurig thuiswerk.

Wel commerciële reden, bv.:

• bedienen van lokale klanten of leveranciers

• structurele deelname aan onderhandelingen

• marktontwikkeling

• samenwerking met lokale partners

• real-time interactie in andere tijdzones

• structurele samenwerking met personeel van de onderneming of verbonden ondernemingen

• ...

In dat geval kan wel een vaste inrichting ontstaan. Het is daarbij niet vereist dat de activiteiten op zichzelf “productief” zijn. Wanneer er meerdere redenen zijn, volstaat het dat één ervan commercieel is.

De loutere aanwezigheid van klanten, leveranciers, verbonden ondernemingen of een tijdsverschil volstaat echter niet als commerciële reden.

Afstand van verplichtingscriterium

Of thuiswerken (uitdrukkelijk of stilzwijgend) door de werkgever is opgelegd, is niet langer doorslaggevend. De feitelijke werkomstandigheden zijn nu bepalend.

Wat betekent dit voor jouw onderneming?

• De OESO-Modelbepalingen en het Commentaar zijn geen wetgeving , maar spelen een cruciale rol in de interpretatie van bestaande en toekomstige belastingverdragen.

• Ze bieden een hanteerbaar en voorspelbaar kader voor de beoordeling van vaste inrichtingsrisico’s.

• Belgische rechtbanken en de fiscale administratie hechten traditioneel groot belang aan het OESO‑Commentaar bij de interpretatie van dubbelbelastingverdragen.

• Tegelijk is voorzichtigheid geboden: verschillende landen hebben bij de OESO‑update voorbehouden of observaties geformuleerd en volgen mogelijk een strengere interpretatie in hun nationale praktijk of rechtspraak. De concrete impact blijft dus afhankelijk van het toepasselijke belastingverdrag en de houding van de betrokken belastingadministraties.

Positief: De kern van de OESO‑benadering sluit sterk aan bij de pragmatische lijn die België en Nederland al hanteren in hun onderlinge afspraken rond grensoverschrijdend thuiswerk (bilateraal akkoord van eind 2023).

Op 21 juni 2023 sloten België en Nederland een nieuw belastingverdrag, dat momenteel nog niet in werking is getreden. Het bijhorende protocol voorziet in een dynamische interpretatie: verdragsbepalingen die aansluiten bij het OESO‑Modelverdrag worden uitgelegd in het licht van het OESO‑Commentaar op het moment van toepassing. Voor de vaste‑inrichtingsdefinitie betekent dit dat, zodra het nieuwe verdrag van kracht wordt, ook de OESO‑update 2025 over thuiswerk mee het interpretatiekader kan bepalen.

Overige aanpassingen

Naast de verduidelijkingen inzake vaste inrichtingen en telewerk bevat de OESO‑update van eind 2025 ook bijkomende richtsnoeren voor activiteiten in de sector van natuurlijke rijkdommen (zoals mijnbouw, olie en gas). Een optionele verdragsbepaling laat lidstaten toe om in bilaterale belastingverdragen kortere tijdsdrempels af te spreken voor het ontstaan van een vaste inrichting bij extractieve activiteiten, wat vooral relevant is voor projectmatige werkzaamheden.

De overige wijzigingen hebben betrekking op artikel 9 (verboden ondernemingen), artikel 25 (onderling overleg) en artikel 26 (uitwisseling van inlichtingen).

Conclusie

Ondernemers doen er goed aan hun bestaande thuiswerk‑ en telewerkafspraken te toetsen aan de verduidelijkte OESO‑richtsnoeren van eind 2025. Omdat de concrete gevolgen sterk afhangen van het toepasselijke belastingverdrag en eventuele nationale bijzonderheden, vergt dit vaak een individuele beoordeling. Een goed onderbouwd beleid kan onaangename verrassingen vermijden, zowel op het vlak van vennootschapsbelasting als loon en sociale zekerheidsverplichtingen.