Peppol: wat met de tegenstelbaarheid van factuurvoorwaarden?

*Loopt je facturatie al via myVandelanotte? Dan ben je alvast volledig Peppol-proof!

Wat betekent “tegenstelbaarheid” van factuurvoorwaarden?

Met tegenstelbaarheid bedoelen we de vraag of jouw algemene of bijzondere voorwaarden juridisch bindend zijn voor je medecontractant. In grote lijnen gelden daarbij drie basisprincipes:

• je voorwaarden moeten voor of bij het sluiten van de overeenkomst ter kennis zijn gebracht;

• je klant moet een reële mogelijkheid hebben gehad om ze te aanvaarden;

• loutere vermelding van voorwaarden op een factuur is in principe te laat om nieuwe voorwaarden op te leggen.

Belangrijk om te weten: het Peppol-netwerk wijzigt deze algemene regels niet. Het is enkel een ander kanaal waarlangs facturen worden uitgewisseld.

Meer achtergrondinformatie? Lees ons artikel over de tegenstelbaarheid van algemene voorwaarden in het algemeen.

Een factuur ontvangen en verwerken via Peppol

Via het Peppol-netwerk worden facturen rechtstreeks uitgewisseld tussen twee ondernemingen. Maar: het louter ontvangen van een factuur via Peppol betekent niet dat je automatisch akkoord gaat met de inhoud van de factuur, of met de bijhorende factuurvoorwaarden.

Vandaag biedt Peppol zelf ook geen ingebouwde mogelijkheid om facturen te betwisten. De juridische beoordeling blijft dus buiten het platform gebeuren.

Hoe maak je je factuurvoorwaarden wél tegenstelbaar?

Via Peppol zou de mogelijkheid voorzien worden om bepaalde tekstvelden in te vullen, bijlagen toe te voegen of te verwijzen naar externe documenten via een URL. Op die manier kan je je factuurvoorwaarden wel meesturen.

We raden echter nog steeds aan om je factuurvoorwaarden (inclusief de afspraken omtrent de aanvaarding en betwisting ervan) op te nemen in je algemene voorwaarden. Deze moet je al bij het begin van de commerciële relatie (bv. bij offerte of bestelbon) aan de klant bezorgen. Belangrijk is ook dat de klant deze uitdrukkelijk aanvaardt.

Op dat vlak verandert Peppol niets aan de bestaande werkwijze. Je mag dit dus op de gebruikelijke manier verderzetten.

Voorbeeld: je stuurt een factuur via Peppol aan een nieuwe klant. Op die factuur staan je betalingsvoorwaarden (30 dagen, 10% nalatigheidsinterest). De klant betaalt niet en je wil de interest aanrekenen. Het probleem: de klant heeft je voorwaarden nooit aanvaard. Ze stonden enkel op de factuur. Via Peppol is er bovendien geen handtekening of "akkoord"-klik. Resultaat: je voorwaarden zijn niet tegenstelbaar en de interest is niet afdwingbaar.

5 stappen om je voorwaarden Peppol-proof te maken

Met de verplichte e-facturatie in zicht is dit hét moment om je voorwaarden te herbekijken. We raden aan om je algemene voorwaarden voor B2B-relaties te actualiseren in functie van Peppol, en duidelijkheid te scheppen voor je klanten.

Concreet kan je daarin onder meer vastleggen:

1. Controleer je huidige voorwaarden. Staan ze enkel op de factuur zelf, of worden ze bij het begin van de relatie meegedeeld?

2. Laat je voorwaarden uitdrukkelijk aanvaarden. Bij offerte, bestelbon of raamovereenkomst. Een handtekening of "ik ga akkoord"-klik volstaat.

3. Verwijs op de Peppol-factuur naar je voorwaarden. Gebruik het URL-veld in het UBL-formaat om te linken naar je algemene voorwaarden online.

4. Leg afspraken vast over factuuraanvaarding en betwisting. Binnen welke termijn moet een factuur betwist worden? Leg dit expliciet vast.

5. Herbekijk dit jaarlijks. Wetgeving en Peppol-functionaliteit evolueren. Plan een jaarlijkse review.

Daarnaast is een specifieke clausule aan te raden over de verantwoordelijkheid van de ontvanger om zich correct te registreren op het Peppol-netwerk. Zo ben jij als onderneming enkel verantwoordelijk voor het verzenden van de factuur via Peppol, terwijl de verantwoordelijkheid voor de ontvangst duidelijk bij je klant ligt.

Wil je eerst begrijpen hoe e-facturatie technisch werkt? Lees Verplichte e-facturatie: wat, hoe & waarom?

Conclusie

Een voorbereid ondernemer is er twee waard.

Door nu al je algemene en factuurvoorwaarden te screenen en af te stemmen op Peppol, vermijd je later discussies en juridische onzekerheid.

Heb je vragen of wil je je voorwaarden laten nakijken? Onze juridische experten denken graag met je mee.

Wil je weten wat e-facturatie via Peppol precies inhoudt en hoe je je voorbereidt? Lees ons kennisbankartikel over Peppol.