door Iris De Groote
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven in een B2B-context. Dit betekent een fundamentele verandering in hoe bedrijven facturen opstellen, verzenden en ontvangen. Maar wat houdt deze maatregel precies in? Hoe kan jouw bedrijf zich voorbereiden? En wat zijn de voordelen van e-facturatie? In dit artikel beantwoorden we al je vragen.
Elektronische facturatie, ook wel bekend als e-facturatie of e-invoicing, is een proces waarbij facturen elektronisch worden verzonden, ontvangen, verwerkt en opgeslagen, in plaats van op papier.
In tegenstelling tot het traditionele papieren facturatieproces, waarbij facturen fysiek worden afgedrukt en per post worden verzonden, worden e-facturen digitaal gecreëerd, verzonden en verwerkt via elektronische systemen en netwerken.
Het verzenden van een factuur in pdf-formaat via e-mail wordt niet beschouwd als e-invoicing. Het automatiseringsaspect blijft daarbij achter, omdat het medewerkers zijn die de pdf factuur maken, lezen, beoordelen, versturen of invoeren.
Het essentiële kenmerk van e-invoicing is dat de factuur wordt opgeslagen in een digitaal formaat, een xml-bestand in gestructureerde UBL-formaat (Universal Business Language). Hierdoor kan de factuur sneller worden herkend, verwerkt en geïntegreerd door computersystemen, boekhoudsoftware en andere zakelijke toepassingen. Dit maakt een naadloze en efficiënte uitwisseling van factuurinformatie mogelijk tussen handelspartners.
Vanaf 2026 wordt e-facturatie in België ook voor B2B-facturen wettelijk verplicht. Bedrijven moeten vanaf dan hun facturen elektronisch versturen naar andere bedrijven, via het beveiligde PEPPOL-netwerk. Om dat mogelijk te maken, zal elk bedrijf zich moeten registreren op Peppol. Eens de registratie in orde is, kunnen elektronische facturen veilig verstuurd en ontvangen worden via dit netwerk. De nieuwe regels zijn van toepassing op:
Alle Belgische btw-plichtige bedrijven die actief zijn in een B2B-context;
Leden van btw-eenheden en Belgische vaste inrichtingen;
Btw-plichtige leveranciers en afnemers, tenzij zij onder specifieke uitzonderingen vallen.
Uitzonderingen gelden bijvoorbeeld voor:
Btw-plichtigen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten;
Leveranciers die vallen onder een forfaitaire regeling of failliet zijn.
De verplichting geldt voor alle leveringen van goederen en diensten die voor btw-doeleinden in België plaatsvinden.
E-facturatie biedt tal van voordelen:
Snellere betalingen: Het digitale proces zorgt voor een kortere doorlooptijd, wat een positieve impact heeft op de cashflow.
Minder fouten: Digitale verwerking vermindert het risico op fouten die kunnen voorkomen bij handmatige gegevensinvoer.
Verbeterde beveiliging: Via Peppol worden jouw elektronische facturen rechtstreeks naar de software van ontvanger gestuurd. Daarnaast biedt het beveiligde PEPPOL-netwerk niet alleen bescherming tegen het verlies van facturen tijdens verzending, maar ook tegen factuurfraude
Efficiëntie en kostenbesparing: Bespaar tijd en geld dankzij geautomatiseerde processen en lagere administratieve lasten.
De overstap naar e-facturatie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met ons ondernemersplatform myVandelanotte maken we het voor jou eenvoudig. Onze oplossing werkt naadloos samen met Peppol, zodat je zonder bijkomende investeringen klaar bent voor 2026. Meer nog, we bieden ondersteuning een jaar vóór de wettelijke verplichting, zodat je vanaf 1 januari 2025 facturen kunt verzenden én ontvangen via het Peppol-netwerk.
De overheid erkent dat de overstap naar e-facturatie kosten met zich meebrengt. Daarom zijn er twee fiscale gunstmaatregelen ingevoerd:
Verhoogde kostenaftrek van 120% voor e-facturatie:
Voor zelfstandigen en kleine vennootschappen
Geldig voor directe kosten zoals abonnementskosten voor facturatiesoftware of advieskosten
Toepasbaar van aanslagjaar 2025 tot en met aanslagjaar 2028
Verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale vaste activa:
Permanent van toepassing vanaf 1 januari 2025
Geldt voor digitale investeringen, voor facturatie, klantenbeheer, e-commerce en cyberveiligheid
>> Klik hier voor meer informatie over deze gunstmaatregelen.
De invoering van e-facturatie vanaf 2026 is een stap vooruit in de digitalisering van het bedrijfsleven. Door tijdig de juiste stappen te ondernemen, kun je de voordelen van e-facturatie maximaal benutten.
Dankzij ons digitaal platform myVandelanotte hoef je je geen zorgen te maken over de nieuwe e-facturatieregels. Onze oplossing helpt je niet alleen te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, maar biedt ook een efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem voor het verwerken van je facturen.
Wil je meer weten of direct aan de slag? Neem contact op met je accountmanager, of vul onderstaand contactformulier in.
Om dit formulier te kunnen versturen moet u het gebruik van technische cookies aanvaarden. Dat kan u hier aanpassen.
Deze cookies worden gebruikt om onderscheid te maken tussen mensen en bots. Bepaalde gegevens, zoals uw IP adres of taal, kunnen hierbij doorgestuurd worden naar Google. Meer info vindt u in onze cookieverklaring.
Iris De Groote
Certified Accountant iris.degroote@vdl.be
Disclaimer
Bij onze adviezen baseren wij ons op de huidige wetgeving, interpretaties en rechtsleer. Dit verhindert niet dat de administratie deze kan betwisten of dat bestaande interpretaties kunnen wijzigen.
Lees onze laatste inzichten en nieuwsberichten om op de hoogte te blijven van veranderingen in jouw sector.