Verplichte e-facturatie vanaf 2026: wat, hoe & waarom?

Wat is e-facturatie?

Elektronische facturatie, ook wel bekend als e-facturatie of e-invoicing, is een proces waarbij facturen elektronisch worden verzonden, ontvangen, verwerkt en opgeslagen, in plaats van op papier.

In tegenstelling tot het traditionele papieren facturatieproces, waarbij facturen fysiek worden afgedrukt en per post worden verzonden, worden e-facturen digitaal gecreëerd, verzonden en verwerkt via elektronische systemen en netwerken.

Het verzenden van een factuur in pdf-formaat via e-mail wordt niet beschouwd als e-invoicing. Het automatiseringsaspect blijft daarbij achter, omdat het medewerkers zijn die de pdf factuur maken, lezen, beoordelen, versturen of invoeren.

Het essentiële kenmerk van e-invoicing is dat de factuur wordt opgeslagen in een digitaal formaat, een xml-bestand in gestructureerde UBL-formaat (Universal Business Language). Hierdoor kan de factuur sneller worden herkend, verwerkt en geïntegreerd door computersystemen, boekhoudsoftware en andere zakelijke toepassingen. Dit maakt een naadloze en efficiënte uitwisseling van factuurinformatie mogelijk tussen handelspartners.

Voor wie geldt de verplichting?

Vanaf 2026 wordt e-facturatie in België ook voor B2B-facturen wettelijk verplicht. Bedrijven moeten vanaf dan hun facturen elektronisch versturen naar andere bedrijven, via het beveiligde PEPPOL-netwerk. Om dat mogelijk te maken, zal elk bedrijf zich moeten registreren op Peppol. Eens de registratie in orde is, kunnen elektronische facturen veilig verstuurd en ontvangen worden via dit netwerk. De nieuwe regels zijn van toepassing op:

• Alle Belgische btw-plichtige bedrijven die actief zijn in een B2B-context;

• Leden van btw-eenheden en Belgische vaste inrichtingen;

• Btw-plichtige leveranciers en afnemers, tenzij zij onder specifieke uitzonderingen vallen.

Uitzonderingen gelden bijvoorbeeld voor:

• Btw-plichtigen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten;

• Leveranciers die vallen onder een forfaitaire regeling of failliet zijn.

De verplichting geldt voor alle leveringen van goederen en diensten die voor btw-doeleinden in België plaatsvinden.

Het Koninklijk Besluit van 14 juli 2025 bevestigt deze voorwaarden en voorziet boetes bij niet-naleving. Lees de details in KB bevestigt: elektronische facturatie verplicht vanaf 2026.

Hoe bereid je je onderneming voor?

1. Controleer je huidige facturatiesoftware. Ondersteunt je boekhoudpakket al Peppol? Veel software (Exact, Yuki, Octopus, Billit) heeft de functionaliteit al ingebouwd of als module beschikbaar.

2. Registreer je op het Peppol-netwerk. Je Peppol-ID is gekoppeld aan je btw-nummer. Registratie verloopt via je softwareleverancier of via een Access Point Provider. Vandelanotte-klanten kunnen dit doen via myVandelanotte.

3. Test met een beperkt aantal facturen. Stuur een testfactuur naar een leverancier of klant die al op Peppol zit. Controleer of de factuur correct aankomt en verwerkt wordt.

4. Pas je algemene voorwaarden aan. Factuurvoorwaarden die enkel op de factuur staan, zijn via Peppol niet automatisch tegenstelbaar. Lees meer in ons artikel over de tegenstelbaarheid van factuurvoorwaarden.

5. Informeer je klanten en leveranciers. Laat hen weten dat je vanaf een bepaalde datum enkel nog e-facturen verstuurt en ontvangt.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

E-facturatie biedt tal van voordelen:

• Snellere betalingen: Het digitale proces zorgt voor een kortere doorlooptijd, wat een positieve impact heeft op de cashflow.

• Minder fouten: Digitale verwerking vermindert het risico op fouten die kunnen voorkomen bij handmatige gegevensinvoer.

• Verbeterde beveiliging: Via Peppol worden jouw elektronische facturen rechtstreeks naar de software van ontvanger gestuurd. Daarnaast biedt het beveiligde PEPPOL-netwerk niet alleen bescherming tegen het verlies van facturen tijdens verzending, maar ook tegen factuurfraude.

• Efficiëntie en kostenbesparing: Bespaar tijd en geld dankzij geautomatiseerde processen en lagere administratieve lasten.

Zijn er fiscale incentives?

De overheid erkent dat de overstap naar e-facturatie kosten met zich meebrengt. Daarom zijn er twee fiscale gunstmaatregelen ingevoerd:

• Verhoogde kostenaftrek van 120% voor e-facturatie:

  • Voor zelfstandigen en kleine vennootschappen

  • Geldig voor directe kosten zoals abonnementskosten voor facturatiesoftware of advieskosten

  • Toepasbaar van aanslagjaar 2025 tot en met aanslagjaar 2028

• Verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale vaste activa:

  • Permanent van toepassing vanaf 1 januari 2025

  • Geldt voor digitale investeringen, voor facturatie, klantenbeheer, e-commerce en cyberveiligheid

Meer details? Lees ons artikel over de fiscale gunstmaatregelen bij verplichte e-facturatie.