door Elien Verbrugge en Els Van Eenhooge
Verruimde ficheverplichting kosten eigen aan de werkgever vanaf inkomstenjaar 2022
De fiscus wil een beter zicht krijgen op de terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever. Voor vergoedingen betaald vanaf 1 januari 2022 moet steeds het totale bedrag van alle types van onkostenvergoedingen op de fiscale fiche vermeld worden.
Wanneer een werknemer of bedrijfsleider kosten maakt die ten laste zijn van de werkgever of vennootschap, dan is de terugbetaling van deze kosten niet belastbaar bij de betreffende werknemer of bedrijfsleider. De werkelijk gedragen kosten kunnen terugbetaald worden op basis van bewijsstukken. Een andere manier van terugbetaling van onkosten, is op forfaitaire basis.
Voor een aantal onkosten voorziet de fiscus zelf in een forfaitaire raming (“ernstige norm”), bijvoorbeeld voor terugbetalingen van dienstreizen in België en de kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen met de eigen auto of (motor-/brom-) fiets. De werkgever kan ook andere uitgaven terugbetalen op forfaitaire basis. Het gaat hierbij o.a. om onkosten voor thuiswerk en representatiekosten. De forfaitaire raming van deze kosten is veelal een feitenkwestie.
Tot heden moesten de forfaitaire vergoedingen die een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn, verantwoord worden via de individuele fiches (fiscale fiche 281.10 voor werknemers en fiscale fiche 281.20 voor bedrijfsleiders). Voor de forfaitaire vergoedingen waar niet overeenkomstig ernstige normen zijn vastgesteld, moest tot nu toe al het betaalde bedrag van de terugbetaalde kosten vermeld worden. Voor de forfaitaire vergoeding overeenkomstig ernstige normen volstond de vermelding “JA, ernstige normen”. Voor de vergoeding vastgesteld op grond van bewijsstukken, moest op de fiscale fiche enkel de vermelding “JA, bewijsstukken” worden opgenomen.
Dit volstaat echter niet langer. Vanaf inkomstenjaar 2022 geldt een ruimere ficheverplichting en moet steeds het totale bedrag van alle types van onkostenvergoedingen op de fiscale fiche worden vermeld. Dat principe zal in algemene zin worden toegepast voor alle terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever die vanaf 1 januari 2022 worden betaald.
Heeft u vragen over kosten eigen aan de werkgever? Neem dan zeker contact op met één van onze experten via onderstaand formulier.
Elien Verbrugge
Senior Advisor Tax elien.verbrugge@vdl.be
Els Van Eenhooge
Senior Manager Tax els.vaneenhooge@vdl.be
Disclaimer
Bij onze adviezen baseren wij ons op de huidige wetgeving, interpretaties en rechtsleer. Dit verhindert niet dat de administratie deze kan betwisten of dat bestaande interpretaties kunnen wijzigen.
Nieuws en inzichten
Lees onze laatste inzichten en nieuwsberichten om op de hoogte te blijven van veranderingen in jouw sector.
