Vanaf 2027 telt elke minuut: verplichte tijdsregistratie voor elke Belgische onderneming

Huidige toestand

Momenteel gelden al enkele verplichtingen rond tijdsregistratie, maar enkel voor specifieke arbeidsregelingen of bepaalde categorieën werknemers. Een algemene verplichting voor alle ondernemingen maakt vandaag nog geen deel uit van het Belgische arbeidsrecht.

Europese druk zet België aan tot actie

De discussie over een algemene verplichting vindt haar oorsprong in een arrest van het Europees Hof van Justitie uit 2019. Daarin werd geoordeeld dat de Europese regels rond arbeidstijd enkel afdwingbaar zijn wanneer de arbeidstijd objectief, betrouwbaar en toegankelijk wordt geregistreerd.

Een recent arrest van het Hof versterkte deze druk, waardoor België de invoering niet langer kan uitstellen. De regering ziet een wettelijke verplichting dan ook als onvermijdelijk.

Geen klassieke prikklok, wel een flexibele oplossing

Hoewel de nieuwe maatregel een algemene verplichting oplegt, blijft er ruimte voor flexibiliteit. Ondernemingen hoeven niet terug te grijpen naar de klassieke prikklok. Ook digitale toepassingen, mobiele apps of zelfs retroactieve registratie kunnen volstaan.

Toch botst deze verplichting enigszins met recente hervormingen rond arbeidsduur die net bedoeld waren om de arbeidsmarkt flexibeler te maken, zoals:

• de afschaffing van de verplichting om alle uurroosters in het arbeidsreglement op te nemen;

• de afschaffing van de minimale wekelijkse arbeidsduur;

• de versoepeling van de regels rond nachtarbeid;

• de uitbreiding van het aantal vrijwillige overuren.

De verplichte tijdsregistratie lijkt op het eerste gezicht haaks te staan op deze wendbaarheid. Maar een sluitend registratiesysteem brengt ook voordelen met zich mee. Het biedt rechtszekerheid bij controles, maakt arbeidstijd transparanter, voorkomt discussies over overuren en draagt bij tot een efficiëntere loonadministratie. De invoering zal voor sommige ondernemingen een inspanning vergen, maar tegelijk kansen bieden om de interne organisatie te optimaliseren.

Praktische tips: wat kan je vandaag al doen?

Hoewel we nog moeten wachten op de concrete wetgeving, is het verstandig om nu al werk te maken van een toekomstgericht tijdsregistratiebeleid.

• Breng de huidige situatie in kaart

  • Welke tools worden vandaag al gebruikt (bv. Excel, planningssoftware, badgesystemen, ...)?

  • Welke functies of teams registreren al uren, en welke niet?

• Identificeer risico's en pijnpunten

  • Zijn er afdelingen waar overuren aanleiding kunnen geven tot discussie?

  • Bestaan er functies met veel flexibiliteit (bv. thuiswerk, variabele uren), waardoor registratie moeilijk is?

• Evalueer digitale alternatieven

  • Verken tools die schaalbaar zijn en integreren met loonverwerking (HRIS-systemen)

  • Let op gebruiksgemak voor werknemers én managers

  • Ga na welke oplossingen voldoen aan Europese vereisten inzake betrouwbaarheid en toegankelijkheid

• Maak een kosten-batenanalyse

  • Wat kost een nieuw systeem?

  • Wat levert het op (bv. tijdswinst, minder discussie, betere planning)?

• Betrek sociale partners

  • Informeer interne overlegorganen (CPBW, OR) over de verplichting

  • Verzamel feedback over werkbaarheid en gewenste functionaliteiten

• Stel interne basisprocedures op

  • Denk aan afspraken rond thuiswerk, variabele uurroosters, projectwerk, bedrijfswagens, etc.

  • Maak een eerste ontwerp van een beleid rond tijdsregistratie

• Test & train

  • Laat managers ervaring opdoen met registratie en opvolging

  • Een pilootproject kan kinderziektes blootleggen vóór de verplichting ingaat

Conclusie

Voor werkgevers wordt het essentieel om tijdig werk te maken van een sluitend en werkbaar tijdsregistratiesysteem. Wie vandaag al de juiste stappen zet, kan straks niet alleen een vlotte implementatie verzekeren, maar ook de juridische en organisatorische uitdagingen die onvermijdelijk opduiken efficiënt aanpakken.

Onze specialisten in HR en sociaal-juridisch advies ondersteunen jou graag bij:

• het kiezen van een conform registratiesysteem

• het opstellen van beleid en procedures

• sociale dialoog en implementatietrajecten

Opgelet: deze informatie geldt onder voorbehoud van de officiële wetteksten.