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déclaration de confidentialité

Déclaration de confidentialité

Version 2023.01

Vandelanotte s'engage à protéger vos données personnelles et à respecter votre vie privée. La présente déclaration vise à vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos données conformément à la législation applicable.

La présente déclaration de confidentialité concerne toutes les données à caractère personnel collectées et traitées par Vandelanotte NV, Callens Vandelanotte NV et les sociétés affiliées au sens de l'article 1:20 du Code des sociétés et associations (ci-après "Vandelanotte").

Les entreprises suivantes font partie du Groupe Vandelanotte :

  • NV Vandelanotte, dont le siège social est situé à 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A, et inscrite au registre des personnes morales sous le numéro 0876.286.023 ;

  • NV Callens Vandelanotte, dont le siège social est situé à 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A, et inscrite au registre des personnes morales sous le numéro 0433.608.707 ;

  • BV Vandelanotte ++, ayant son siège social à 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A, et inscrite au registre des personnes morales sous le numéro 0429.311.112 ;

  • BV Callens, Vandelanotte & Theunissen, ayant son siège social à 2018 Anvers, Jan Van Rijswijcklaan 10, et inscrite au registre des personnes morales sous le numéro 0427.897.088

  • BV Accountancy 4 Foreigners, dont le siège social est situé à 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A, et inscrite au registre des personnes morales sous le numéro 0738.772.091 ;

  • BV Le Doux & Mortelmans, dont le siège social est situé à 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A, et inscrite au registre des personnes morales sous le numéro 0405.482.863 ;

  • BV Horsum, dont le siège social est situé à 9830 Sint-Martens-Latem, Kortrijksesteenweg 48 bus 2, et inscrite au registre des personnes morales sous le numéro 0839.254.589.

1. Collecte et utilisation de vos données personnelles

Vandelanotte traite les données à caractère personnel des personnes physiques avec lesquelles elle entretient, a entretenu ou souhaite entretenir une relation directe ou indirecte.

Il s'agit donc de données concernant nos clients, nos fournisseurs, nos donneurs d’ordre et nos salariés actuels, ainsi que nos clients et salariés potentiels.

L'utilisation de vos données personnelles intervient toujours aux fins suivantes :

Procédure d'acceptation du client

En tant que membre d'une organisation professionnelle (ITAA/IBR), Vandelanotte est soumise à la législation anti-blanchiment. En application de cette législation, nos clients doivent se soumettre à une procédure d'acceptation du client. Pour tous les services pour lesquels vous souhaitez faire appel à nous, nous recueillons vos données d'identification telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, votre numéro de TVA et vous demandons une copie de votre carte d'identité.

Ce traitement trouve sa base juridique dans l'obligation légale qui nous incombe. 

Fourniture de services à nos clients

Nous collectons également des données personnelles pour vous fournir, à vous ou à nos clients, les services demandés.

Ainsi nous collectons des données sociodémographiques (par exemple, votre état civil et familial), des données financières (par exemple, vos revenus et votre patrimoine), des caractéristiques personnelles (par exemple, votre âge et votre sexe), des habitudes de vie (par exemple, des informations sur les contacts sociaux ou les accidents), des affiliations (par exemple, à des associations ou à des organisations), des caractéristiques de logement (par exemple, le loyer ou les charges), des données sur vos études et formations (par exemple, la formation professionnelle et l'appartenance à des organisations professionnelles), des données sur la profession et l'emploi (par exemple, votre employeur actuel ou des données dans le cadre de la médecine du travail).

Compte tenu de notre large éventail de services, la manière dont nous traitons les données à caractère personnel peut varier en fonction du ou des service(s) utilisé(s) par le client. Ainsi nous traitons les données à caractère personnel des salariés de nos clients, des salariés et des clients d'un client lors de la réalisation d'un audit pour un client, des clients d'un client pour des services comptables, des membres de la famille d'un client lors de la fourniture de conseils en matière de planification successorale.

Ce traitement de données à caractère personnel est indispensable à l'exécution du contrat passé avec notre client.

Administration financière

Vandelanotte traite des données à caractère personnel afin de tenir sa propre comptabilité et facturation. Il s'agit de données d'identification et de données de facturation.

D'une part, ce traitement s'inscrit dans le cadre de l'intérêt légitime de Vandelanotte, notamment pour effectuer sa gestion administrative et pour obtenir le paiement des services qu'elle a fournis, et d'autre part, dans le cadre de l’obligation légale pour Vandelanotte de tenir ses comptes.

Préservation de la relation client

Vandelanotte traite des données à caractère personnel pour l'envoi de bulletins d'information sur nos produits et services susceptibles de vous intéresser.

L'envoi de bulletins d'information à nos clients relève de notre intérêt légitime. Il est dans votre intérêt et dans le nôtre de tenir nos clients informés de nos activités et de nos nouveaux services.

Toutefois, lorsque vous recevez des bulletins d'information de notre part, vous avez toujours la possibilité d'adapter vos préférences ou de vous désabonner complètement. Dans ce cas, vous choisirez explicitement de ne plus recevoir de bulletins d'information et d'autres mailings envoyés par Vandelanotte. Vous continuerez toutefois à recevoir des communications concernant la livraison en temps utile de documents et/ou d'informations sur, par exemple, votre déclaration fiscale personnelle.

Recrutement

Vandelanotte collecte des données à caractère personnel dans le but de recruter de nouveaux collaborateurs.

Ce traitement trouve sa base juridique dans le consentement du candidat à l’emploi d'une part, et dans l'intérêt légitime de Vandelanotte à recruter le candidat adéquat pour un poste vacant d'autre part.

Marketing direct

Si vous n'êtes pas client de Vandelanotte mais que vous souhaitez néanmoins être tenu au courant de nos services et activités, vous pouvez vous abonner à nos bulletins d'information. Dans ce cas, nous ne traiterons vos données personnelles qu'avec votre consentement. Vous avez toujours la possibilité de modifier vos préférences ou de retirer votre autorisation en utilisant le lien de désinscription qui se trouve au bas du bulletin d'information.

Amélioration de nos services

Si vous êtes client de Vandelanotte, nous pouvons compléter votre profil avec des données extraites de nos systèmes CRM et ERP ou d'autres sources d'information. Nous avons également accès à des données disponibles auprès de sources publiques telles que la Banque nationale, la BCE et le Moniteur belge.

Sécurité

Lorsque vous entrez dans nos bureaux, il se peut que vous soyez filmé. Ces images servent uniquement à assurer la sécurité de nos bureaux.

Le traitement de ces données fait partie de notre intérêt légitime dans le cadre de la sécurité de notre infrastructure, de nos salariés et de nos clients.

Objectifs généraux

Vandelanotte traite toutes les données à caractère personnel mentionnées ci-dessus lorsque le traitement s’avère nécessaire pour respecter les obligations légales, ainsi que pour répondre à une demande légitime de fonctionnaires compétents ou de représentants de la police, des autorités judiciaires, des autorités ou organismes publics, y compris les autorités chargées de la protection des données, pour lesquels nous invoquons nos obligations légales.

Vandelanotte traite toutes les données à caractère personnel énumérées ci-dessus lorsque le traitement s’avère nécessaire pour préparer et réaliser des transactions commerciales, telles que des fusions, des acquisitions ou des scissions, pour lesquelles nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à conclure de telles transactions.

Vandelanotte peut également collecter des données à caractère personnel dites " de catégories particulières " (article 9 RGPD), par exemple des données médicales (dans le cadre de la planification patrimoniale ou d'autres optimisations). Ces données ne seront traitées qu'avec votre consentement explicite.  

Les types de données personnelles que nous collectons peuvent varier en fonction des services que nous vous fournissons ou que nous fournissons à notre client.

2. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Vos données ne seront en aucun cas partagées avec des tiers à des fins commerciales.

2.1. Vos données personnelles au sein du Groupe Vandelanotte

Au sein du Groupe Vandelanotte, nous traitons vos données personnelles avec le plus grand soin et ne partageons que les données nécessaires pour vous fournir le meilleur service. Par exemple, vos données peuvent être partagées entre les différentes entités du Groupe Vandelanotte, comme décrit ci-dessus, si le traitement s’avère nécessaire à des fins administratives ou pour fournir les services que vous souhaitez utiliser.

En cas de réorganisation au sein du Groupe Vandelanotte, Vandelanotte peut partager des données à caractère personnel dans le cadre du transfert de l'entité à laquelle les données se rapportent.

Vandelanotte a pris des mesures pour garantir la protection des données personnelles échangées ou partagées au sein de Vandelanotte.

2.2. Vos données personnelles en dehors du Groupe Vandelanotte

Nous nous trouvons parfois dans l’obligation légale de partager vos données personnelles avec des parties externes, en particulier avec les tiers suivants :

  • Les autorités publiques et les organismes de réglementation lorsqu'il existe une obligation légale de communiquer ou de divulguer des données relatives aux clients, telles que les autorités fiscales.

  • Les organes judiciaires ou d'enquête, tels que la police, le ministère public ...

Il existe également des tiers auxquels nous ne sommes pas légalement tenus de divulguer des données à caractère personnel, mais sur lesquels nous nous appuyons pour de nombreux services que nous fournissons :

  • Les prestataires de services qui nous aident pour :

    • la conception et la maintenance de nos outils et applications internet ;

    • la gestion de nos serveurs.


  • Les applications de réseaux sociaux que nous utilisons :

Sur notre site web, nous utilisons des applications de réseaux sociaux. Veuillez noter que les données personnelles que vous soumettez à ces applications de réseaux sociaux peuvent être lues, collectées et utilisées par d'autres utilisateurs de ces applications. Vandelanotte n'a que peu ou pas de contrôle sur ces autres utilisateurs et ne peut donc pas garantir que toutes les applications de réseaux sociaux respectent la présente déclaration de confidentialité.

3. Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?

Vandelanotte a mis au point diverses mesures de sécurité afin que vos données personnelles restent sûres, exactes et à jour. Nous nous efforçons en particulier d'éviter tout accès non autorisé ou toute modification, divulgation ou destruction non autorisée des données à caractère personnel en notre possession.

4. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne conservons pas vos données personnelles au-delà du nécessaire pour la conduite de nos activités et la fourniture de nos services, sauf si nous devons les conserver plus longtemps en raison d'une obligation légale ou parce que la période pendant laquelle une action en justice peut être intentée est encore en cours.

En tout état de cause, votre dossier client ne sera pas conservé plus de 10 ans après la fin de notre relation client.

5. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de plusieurs droits concernant les données à caractère personnel que nous traitons :

Droit d'accès :

Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que nous traitons des données à caractère personnel vous concernant et de demander gratuitement une copie des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet.

Droit de rectification :

Vous avez le droit de demander que nous mettions à jour les données personnelles que nous détenons à votre sujet ou que nous corrigions ou complétions toute donnée personnelle incorrecte.

Droit d'effacement et de limitation :

Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles. Ce faisant, vous reconnaissez que si vous demandez l'effacement de vos données personnelles, certains services ne pourront plus vous être fournis.

Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles. 

Droit d'opposition :

Vous avez le droit de vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles à tout moment. Vous devez toutefois motiver votre demande.

Vous pouvez également vous opposer expressément au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, et ce sans avoir à fournir de motivation.

Droit de portabilité :

Vous avez le droit d'obtenir les données à caractère personnel que nous traitons dans un format structuré, courant et lisible informatiquement. Vous avez également le droit de faire transférer ces données à d'autres responsables du traitement.

Droit de retirer son consentement :

Vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles à tout moment (à condition que le traitement soit basé sur votre consentement).

Droit de plainte :

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle belge :

Autorité de protection des données

Rue de la presse 35          

1000 BRUXELLES

Tél. 02/274.48.00

Fax. 02/274.48.35

contact@apd-gba.be

Si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés, veuillez contacter dpo@vdl.be.  Avant de donner suite à votre demande, une preuve d'identité pourra vous être demandée.

6. À propos de la présente déclaration de confidentialité

Notre déclaration de confidentialité peut faire l’objet de modifications occasionnelles.

Cette page reprend toutes les modifications.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personelles par Vandelanotte, veuillez contacter notre délégué à la protection des données (DPD) à l'adresse dpo@vdl.be ou par lettre à DPD Vandelanotte - Pres. Kennedypark 1A 8500 Kortrijk.