La présente déclaration de confidentialité porte sur toutes les données personnelles qui sont collectées et traitées par VANDELANOTTE, dont le siège social est situé à 8500 COURTRAI, Pres. Kennedypark 1A, ainsi que par toute société affiliée à VANDELANOTTE, conformément à l’article 11 du Code des Sociétés.

La présente déclaration de confidentialité vous présente les informations que nous recueillons à votre sujet, les fins auxquelles nous les utilisons et les parties auxquelles nous les transmettons. Vous trouverez également les droits dont vous disposez et la manière dont vous pouvez les exercer dans la présente déclaration de confidentialité.

1. À propos de qui recueillons-nous des données personnelles ?

VANDELANOTTE traite les données personnelles des personnes physiques avec lesquelles nous sommes, avons été ou souhaitons être en relation à l’avenir, tant de manière directe qu’indirecte.

Cela concerne donc des données de nos clients, fournisseurs, donneurs d’ordre et travailleurs actuels, mais aussi de clients et travailleurs potentiels.

2. Pourquoi collectons-nous des données personnelles ?

VANDELANOTTE collecte des données personnelles aux fins suivantes :

• +Procédure d’acceptation du client

En tant que société IEC, nous sommes soumis à la législation anti-blanchiment. En application de cette législation, nos clients doivent parcourir une procédure d’acceptation du client. Nous collectons vos données d’identification, comme votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, votre numéro de TVA et la lecture de votre carte d’identité pour tous les services pour lesquels vous souhaitez faire appel à nous.

Ce traitement trouve son fondement juridique dans l’obligation légale qui nous est imposée.

• +Fourniture de services à nos clients

Nous collectons également des données personnelles afin de pouvoir fournir les services demandés à vous ou à nos clients.

Nous collectons par exemple des données sociodémographiques (comme votre état civil et votre situation familiale), des données financières (comme vos revenus et vos possessions), des caractéristiques personnelles (comme votre âge et votre sexe), des habitudes quant à votre mode de vie (comme des informations relatives aux contacts sociaux ou aux accidents), vos affiliations (à une association ou à une organisation), les caractéristiques de votre habitation (comme le loyer ou les charges), des informations relatives à vos études et formations (comme les formations professionnelles suivies et votre affiliation à des organisations professionnelles), des informations relatives à votre profession et à votre emploi (comme votre employeur actuel ou des informations dans le cadre de la médecine du travail).

Étant donné notre service diversifié, la manière dont nous traitons vos données personnelles peut varier en fonction du ou des services au(x)quel(s) fait appel le client. Nous traitons par exemple les données personnelles de travailleurs de notre client, des collaborateurs et clients d’un client lors de la réalisation d’un audit pour un client, de clients d’un client lors de la tenue de la comptabilité ou de membres de la famille d’un client lors de la fourniture de conseils dans le cadre d’une planification patrimoniale.

Ce traitement de données personnelles est indispensable pour l’exécution du contrat que nous avons passé avec notre client.

• +Administration financière

VANDELANOTTE traite les données personnelles afin de pouvoir tenir sa propre comptabilité et sa propre facturation. Il s’agit ici des données d’identification et des données de facturation.

Ce traitement relève, d’une part, de l’intérêt légitime de VANDELANOTTE, en particulier de la possibilité de tenir son administration et d’obtenir le paiement des services fournis par ses soins. VANDELANOTTE est soumise, d’autre part, à une obligation légale de tenir sa comptabilité.

• +Préservation de la relation client

VANDELANOTTE traite les données personnelles pour l’envoi de mailings pour nos produits et services que nous pensons susceptibles de vous intéresser.

L’envoi de mailings à nos clients relève de notre intérêt légitime. Nous, tout comme vous, avons tout intérêt à ce que nos clients soient tenus informés de nos activités et de nos nouveaux services.

• +Finalités de recrutement

VANDELANOTTE recueille des données personnelles dans le but de recruter de nouveaux collaborateurs.

Ce traitement trouve son fondement juridique, d’une part, dans le consentement fourni par le candidat-travailleur et, d’autre part, dans notre intérêt légitime à engager le candidat approprié à un poste.

• +Sécurité

Quand vous entrez dans nos bureaux, vous êtes susceptible d’être filmé. Ces images vidéo ne sont utilisées que pour protéger nos bâtiments.

Il est dans notre intérêt légitime de traiter ces données dans le cadre de la sécurité de notre infrastructure, de nos travailleurs et de nos clients.

• +Marketing direct

Moyennant votre autorisation, nous collectons vos coordonnées de contact afin de vous envoyer des newsletters, des informations sur nos activités et d’autres sujets susceptibles de vous intéresser.

Nous pouvons aussi collecter des « catégories particulières » (art. 9 du RGPD) de données personnelles, comme des données médicales (dans le cadre de la planification patrimoniale ou d’autres optimisations). Ces données sont exclusivement traitées moyennant votre autorisation expresse.  

Les types de données personnelles que nous collectons peuvent varier en fonction de services fournis par nos soins à vous ou à notre client.

3. Avec qui partageons-nous vos données personnelles?

Vos informations ne sont en aucun cas partagées à des tiers à des fins commerciales.

3.1.     Vos données personnelles au sein de VANDELANOTTE

Chez VANDELANOTTE, nous traitons vos données personnelles avec le plus grand soin et nous ne partageons que les informations nécessaires pour vous offrir le meilleur des services.

VANDELANOTTE a pris des mesures pour garantir la protection des données personnelles échangées ou partagées au sein de VANDELANOTTE.

3.2.     Vos données personnelles en dehors de VANDELANOTTE

Nous nous trouvons parfois dans l’obligation légale de partager vos données personnelles avec des parties externes, en particulier les tiers suivants :

• +autorités publiques et autorités réglementaires, comme l’administration fiscale, quand il existe une obligation légale de communiquer ou de divulguer des données relatives aux clients ;
• +les autorités judiciaires ou les organes d’enquête, comme la police, le ministère public…

Il existe par ailleurs des tiers auxquels nous ne sommes pas légalement tenus de communiquer des données personnelles, mais auxquels nous faisons appel pour de nombreux services que nous proposons :

• +prestataires de services qui nous apportent leur aide pour :
  • +la conception et la maintenance de nos outils Internet et applications ;
  • +la gestion de nos serveurs.
• +Applications de réseaux sociaux que nous utilisons.

Nous utilisons des applications de réseaux sociaux sur notre site web. Nous souhaitons attirer votre attention sur le fait que toutes les données personnelles que vous communiquez à ces applications de réseaux sociaux peuvent être lues, collectées et utilisées par d’autres utilisateurs de ces applications. VANDELANOTTE n’a que peu, voire aucun contrôle sur ces autres utilisateurs et n’est dès lors pas en mesure de garantir que toutes les applications de réseaux sociaux respectent la présente déclaration de confidentialité. 

4. Comment sécurisons-nous vos données personnelles?

VANDELANOTTE a développé diverses mesures de sécurité pour assurer la sécurité, l’exactitude et la mise à jour de vos données personnelles. Plus spécifiquement, nous cherchons à éviter l’accès non autorisé à ou la modification, la divulgation ou la destruction non autorisée des données personnelles en notre possession.

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Nous ne conservons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire à l’exécution de nos activités et à la fourniture de nos services, à moins qu’une obligation légale ne nous contraigne à conserver vos données personnelles pendant une durée plus longue ou parce que le délai pendant lequel une action en justice peut être intentée est toujours en cours.

Votre dossier client ne sera, en tous les cas, pas conservé plus de 10 ans après la fin de notre relation client.

6. De quels droits disposez-vous?

Vous disposez de plusieurs droits quant aux données personnelles que nous traitons :

le droit d'accès :

Vous avez le droit de recevoir la confirmation que nous traitons des données personnelles à votre sujet et de demander gratuitement une copie des données personnelles que nous conservons à votre égard.

le droit de rectification :

Vous avez le droit de nous demander de mettre à jour les données personnelles dont nous disposons à votre sujet ou de corriger ou compléter d’éventuelles données personnelles erronées à votre sujet.

le droit d'effacement et de limitation : 

Vous avez le droit de nous enjoindre d’effacer vos données personnelles. Ce faisant, vous reconnaissez que dans le cadre d’une demande de suppression de données personnelles, certains services ne puissent plus être fournis.

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles. 

le droit d'opposition :

Vous avez à tout moment le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles. Vous devrez cependant motiver cette demande.

Vous pouvez également vous opposer expressément au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct sans avoir à fournir de motivation.

le droit de portabilité :

Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que nous traitons à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par ordinateur. Vous avez également le droit de faire transférer ces données à d’autres responsables du traitement.

Le droit de retirer votre consentement :

Vous disposez à tout moment du droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles (à condition que le traitement soit fondé sur votre consentement).

Le droit de déposer plainte : 

Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données :
Rue de la Presse 35
1000 BRUXELLES
Tél. : 02/274.48.00
Fax : 02/274.48.35
contact@apd-gba.be

Si vous souhaitez exercer les droits décrits ci-dessus, adressez-vous à dpo@vdl.be. Avant d’accéder à votre demande, nous sommes susceptibles de vous demander de nous fournir une preuve d’identité.

7. À propos de la présente déclaration de confidentialité

Notre Déclaration de confidentialité est susceptible de changer à un moment ou à un autre. Toutes les modifications seront systématiquement indiquées sur cette page.

Pour toute question sur le traitement de vos données à caractère personnel par nos soins, vous pouvez vous adresser à notre Délégué à la Protection des Données (DPO), à l’adresse dpo@vdl.be ou par lettre à DPO Vandelanotte - President Kennedypark 1a à 8500 Kortrijk (Courtrai).