KB bevestigt: Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen elektronisch opgemaakt worden

Wat betekent dat concreet?

Peppol BIS wordt het standaardformaat voor gestructureerde e-facturen. Andere formaten mogen gebruikt worden als beide partijen hiermee akkoord gaan én het formaat voldoet aan de Europese normen. Maar: elke onderneming moet wél in staat zijn om facturen via het Peppol-netwerk te verzenden en te ontvangen.

Drie voorwaarden voor verplichte e-facturatie

De verplichting geldt enkel als aan alle volgende voorwaarden voldaan is:

• De factuur moet uitgereikt worden door een in België gevestigde btw-plichtige (die verplicht is om een factuur uit te reiken voor de transactie). De verplichting geldt dus niet als bv. een gemengd btw-plichtige een vrijgestelde handeling stelt.

• De ontvanger van de factuur moet eveneens een in België gevestigde btw-plichtige zijn. Voor verkopen aan bv. particulieren zal de factuur nog via een ander formaat of zelfs op papier kunnen verstuurd worden.

• De levering van goederen of diensten moet in België plaatsvinden (met uitzondering van bepaalde vrijgestelde handelingen op basis van artikel 44 van het Btw-wetboek en intracommunautaire leveringen).

Boetes bij niet-naleving

Om de ondernemingen “effectief aan te moedigen die verplichtingen correct te vervullen en, zo nodig, te sanctioneren wanneer dat niet het geval is”, worden er ook boetes in het KB opgenomen.

Bedrijven die niet klaar zijn voor gestructureerde e-facturatie, riskeren administratieve boetes die stijgen naargelang het aantal overtredingen:

• €1.500 bij een eerste overtreding;

• €3.000 bij een tweede overtreding;

• €5.000 bij volgende overtredingen.

Tussen twee vaststellingen moet minstens drie maanden zitten om de kans te geven in regel te komen.

Daarnaast blijven ook de bestaande boetes voor het niet uitreiken van een factuur of voor het opmaken van een onvolledige of onregelmatige factuur van toepassing op gestructureerde elektronische facturen.

Risico op weigering btw-aftrek?

We kunnen ons afvragen of het risico bestaat dat de btw op een foutieve (niet-elektronisch ontvangen) factuur in de toekomst niet meer aftrekbaar zal zijn. In het KB is hierover niets expliciet vermeld. De basisregels van de btw bepalen echter dat om recht te hebben op aftrek, de belastingplichtige in het bezit moet zijn van een factuur die correct werd uitgereikt en die de verplichte vermeldingen van artikel 5 § 1 K.B. nr. 1 bevat.

Op basis van deze algemene regel zou de aftrek van de btw geweigerd kunnen worden. Wellicht zal het in eerste instantie niet zo’n vaart lopen, maar op termijn bestaat wel degelijk het risico dat je als belastingplichtige jouw recht op aftrek verliest als je facturen op papier of via een ongeschikt formaat van je leveranciers blijft ontvangen.

Nieuwe afrondingsregels

Het K.B. wijzigt ook de afrondingsregels voor btw. Voor gestructureerde elektronische facturen mag je enkel afronden op het totaalbedrag van de btw. Lijn per lijn afronden is niet langer toegestaan voor dit type facturen vanaf 1 januari 2026.

E-facturatie vraagt voorbereiding

Het wordt hoog tijd om je voor te bereiden op de verplichte e-facturatie vanaf 1 januari 2026. Controleer of je huidige software aan de Peppol-normen voldoet en aarzel niet om ons te contacteren als je vragen hebt.

Loopt je facturatie al via myVandelanotte? Dan ben je alvast volledig Peppol-proof!