Registre UBO : confirmation annuelle obligatoire
par Debby Pauwels
Outre la clôture annuelle et les déclarations fiscales, il existe une autre obligation qui suscite peut-être un peu moins d’enthousiasme chez les entrepreneurs : la confirmation annuelle du registre UBO. Pourtant, cela ne doit pas devenir un casse-tête administratif, à condition de bien comprendre ce qui est attendu.
Qu'est-ce que le registre UBO ?
UBO signifie Ultimate Beneficial Owner ou bénéficiaire effectif. Il s'agit des personnes physiques qui exercent directement ou indirectement le contrôle ultime sur une organisation.
En fonction
du niveau de contrôle,
de la fonction ou du rôle au sein de l’organisation,
et du type d’entité,
différentes catégories d'UBO peuvent être distinguées.
Par le biais du registre UBO, le SPF Finances collecte et gère les données relatives aux personnes qui se trouvent réellement derrière une organisation.
Pourquoi ce registre existe-t-il ?
Accroître la transparence
Lutter contre le blanchiment d’argent et la fraude
Clarifier la structure de propriété réelle
Vous avez une société belge, une ASBL, une fondation ou une autre entité juridique ? Vous êtes alors tenu d’enregistrer vos données UBO et de les maintenir à jour.
Confirmation annuelle : obligatoire même sans modification
Une idée reçue fréquente consiste à penser qu’il faut agir uniquement en cas de modification de la structure ou de l’actionnariat. Ce n’est pas exact.
Même si toutes les données restent identiques, vous êtes légalement tenu de confirmer explicitement chaque année que les informations enregistrées sont toujours correctes et à jour.
En cas d’omission de cette confirmation annuelle, vous vous exposez à des sanctions administratives allant de 250 euros à 50 000 euros.
Pour quand devez-vous confirmer ?
La date limite dépend de votre dernière confirmation. Par exemple, si vous avez confirmé le 15 février 2025, la confirmation suivante devra être effectuée au plus tard le 15 février 2026.
Vous pouvez facilement vérifier cette date via MyMinfin :
Allez dans « Ma déclaration »
Ouvrez « Mes dossiers d’enregistrement UBO »
Consultez la fiche UBO de votre entreprise
Vous y trouverez les informations pertinentes pour chaque entité.
Comment effectuer la confirmation ?
La procédure est entièrement numérique :
Rendez-vous sur MyMinfin ou directement sur le registre UBO
Connectez-vous avec votre eID, itsme ou une autre méthode autorisée
Si vous disposez de plusieurs mandats, sélectionnez l’entité concernée
Ouvrez la fiche UBO
Vérifiez soigneusement que toutes les données sont correctes
Cliquez en bas sur « Confirmation annuelle »
Téléchargez ou imprimez le document de confirmation et transmettez-le à votre comptable
Vous utilisez eStox ?
Utilisez-vous eStox, le registre numérique sécurisé des actions ? Dans certains cas, la confirmation annuelle UBO est traitée automatiquement via le registre digital des actions. Il est toutefois conseillé de vérifier cela auprès de votre comptable ou gestionnaire de dossier afin de vous assurer que tout a été correctement effectué.
En résumé
La confirmation annuelle du registre UBO est obligatoire, même sans modification.
Vérifiez à temps la date de confirmation de votre/vos entité(s).
Un retard peut entraîner des amendes administratives.
Vous avez un doute ? Nous vous accompagnons volontiers dans l’enregistrement et la confirmation.
N’hésitez pas à contacter votre account manager ou à compléter le formulaire de contact ci-dessous. Vous éviterez ainsi toute mauvaise surprise et resterez parfaitement en ordre sur le plan administratif.
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Debby Pauwels
Quality & Education Manager debby.pauwels@crowevdl.be
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