Huidige Privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door VANDELANOTTE, met hoofdzetel te 8500 KORTRIJK, Pres. Kennedypark 1A alsook elke met VANDELANOTTE  verbonden vennootschap conform artikel 11 van het Wetboek van Vennootschappen.

In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke informatie wij over u verzamelen, waar wij die informatie voor gebruiken en aan wie wij deze informatie doorgeven. Tevens vindt u in de Privacyverklaring terug welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen. 

1. Van wie verzamelen wij persoonsgegevens? 

VANDELANOTTE verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben, gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben. 
Het gaat dus zowel om gegevens van onze huidige cliënten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële cliënten en potentiële werknemers. 

2. Waarom verzamelen wij persoonsgegevens? 

VANDELANOTTE verzamelt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

Klantenacceptatieprocedure

Als IAB-vennootschap zijn wij onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een klantenacceptatieprocedure te doorlopen. Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij uw identificatiegegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, emailadres, BTW nummer en het inlezen van uw identiteitskaart.

Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in de wettelijke verplichting die op ons rust.

Leveren van onze diensten aan klanten

Wij verzamelen tevens persoonsgegevens om de gevraagde diensten aan u of onze klanten te kunnen leveren. 

Zo verzamelen wij sociaal-demografische gegevens (bijvoorbeeld uw burgerlijke staat en gezinssituatie), financiële gegevens (bijvoorbeeld uw inkomsten en bezittingen), persoonlijke kenmerken (bijvoorbeeld leeftijd en geslacht), leefgewoonten (bijvoorbeeld informatie omtrent sociale contacten of ongevallen), lidmaatschappen (bijvoorbeeld van een vereniging of organisatie), woningkenmerken (bijvoorbeeld de huurprijs of de lasten), gegevens omtrent opleiding en vorming (bijvoorbeeld gevolge beroepsopleidingen en lidmaatschap in beroepsorganisaties), gegevens omtrent beroep en betrekking (bijvoorbeeld uw huidige werkgever of gegevens in het kader van bedrijfsgeneeskunde). 

Gezien onze uitgebreide dienstverlening kan de manier waarop we persoonsgegevens verwerken variëren, al naargelang de dienst(en) waar de klant beroep op doet. Zo verwerken wij bijvoorbeeld persoonsgegevens van werknemers van onze klant, over de medewerkers en klanten van een klant tijdens het voeren van een audit voor een klant, over de klanten van een klant bij het voeren van de boekhouding, over familieleden van een klant tijdens het adviseren in het kader van vermogensplanning.

Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met onze klant. 

Financiële administratie

VANDELANOTTE verwerkt persoonsgegevens teneinde haar eigen boekhouding en facturatie te kunnen onderhouden. Het gaat hier om identificatiegegevens en factuurgegevens. 

Deze verwerking behoort enerzijds tot het gerechtvaardigd belang van VANDELANOTTE, met name de mogelijkheid om haar administratie bij te houden en betaling te bekomen van de door haar geleverde diensten en anderzijds rust er een wettelijke verplichting op VANDELANOTTE om haar boekhouding te voeren. 

Onderhouden van de klantenrelatie

VANDELANOTTE verwerkt persoonsgegevens voor het uitsturen van mailings voor onze producten en diensten waarvan wij denken dat zij voor u van belang kunnen zijn. 

Het versturen van mailings naar onze klanten behoort tot ons gerechtvaardigd belang. Het is zowel in uw als in ons belang dat onze klanten op de hoogte worden gehouden van onze activiteiten en nieuwe diensten. 

Rekruteringsdoeleinden

VANDELANOTTE verzamelt persoonsgegevens met het oog op rekrutering van nieuwe werknemers. 
Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in enerzijds de toestemming van de kandidaat-werknemer en anderzijds ons gerechtvaardigd belang om de geschikte kandidaat voor een positie aan te werven. 

Beveiliging

Wanneer u onze kantoorgebouwen betreedt dan kan u worden gefilmd. Deze camerabeelden dienen louter ter beveiliging van onze kantoorgebouwen. 

Het behoort tot ons gerechtvaardigd belang om deze gegevens te verwerken in het kader van de beveiliging van onze infrastructuur, onze werknemers en klanten. 

Direct marketing

Mits uw toestemming verzamelen wij uw contactgegevens met het oog op het versturen van nieuwsbrieven, informatie met betrekking tot activiteiten en andere zaken die u kunnen aanbelangen. 

Wij kunnen ook zogenaamde ‘bijzondere categorieën’ (art. 9 AVG) van persoonsgegevens verzamelen, bijvoorbeeld medische gegevens (in het kader van vermogensplanning of andere optimalisaties). Deze gegevens worden slechts verwerkt mits uw uitdrukkelijke toestemming.  
De soorten persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen verschillen naargelang de diensten die wij aan u of aan onze klant leveren. 

3. Met wie delen wij uw persoonsgegevens? 

Uw gegevens worden in geen geval voor commerciële doeleinden gedeeld met derden. 

Uw persoonsgegevens binnen VANDELANOTTE

Binnen VANDELANOTTE springen wij zeer zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en delen wij alleen de gegevens die nodig zijn om u de beste dienstverlening te bieden. 
VANDELANOTTE heeft maatregelen getroffen om te waarborgen dat persoonsgegevens die binnen VANDELANOTTE worden uitgewisseld of gedeeld, beschermd zijn. 

Uw persoonsgegevens buiten VANDELANOTTE

Soms zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te delen met externe partijen, met name aan volgende derden:

• +Publieke autoriteiten en regelgevende instanties wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om klantengegevens mee te delen of bekend te maken, zoals de belastingadministratie
• +Gerechtelijke of onderzoeksinstanties, zoals politie, openbaar ministerie...

Daarnaast zijn er ook derden aan wie wij niet wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven, maar op wie wij voor veel van de diensten die wij verlenen beroep doen:

Dienstverleners die ons helpen bij:

• +Het ontwerp en onderhoud van onze internettools en applicaties
• +Het beheer van onze servers

Sociale media toepassingen waar wij gebruik van maken

Op onze website maken wij gebruik van sociale media toepassingen. Wij willen er u op wijzen dat alle persoonsgegevens die u meedeelt aan deze sociale media toepassingen kunnen worden gelezen, verzameld en gebruikt door andere gebruikers van deze toepassingen. VANDELANOTTE heeft weinig of geen controle over deze andere gebruikers en kan daarom niet garanderen dat alle sociale media toepassingen deze Privacyverklaring naleven. 

4. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens? 

VANDELANOTTE heeft diverse beveiligingsmaatregelen ontwikkeld zodat uw persoonsgegevens veilig, correct en up to date gehouden worden. Specifiek trachten wij ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens die in ons bezit zijn te vermijden. 

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de uitoefening van onze activiteiten en het verlenen van onze diensten, tenzij wij omwille van een wettelijke verplichting uw persoonsgegevens langer dienen bij te houden of omdat de periode waarbinnen een rechtsvordering kan worden ingesteld nog loopt. 

Uw klantendossier wordt in elk geval niet langer bijgehouden dan tot 10 jaar na het beëindigen van onze klantenrelatie. 

6. Welke rechten heeft u? 

U beschikt over diverse rechten aangaande de persoonsgegevens die wij verwerken:

Het recht op toegang:

U beschikt over het recht om bevestiging te krijgen dat wij persoonsgegevens over u verwerken en om kosteloos een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. 

Het recht op verbetering:

U heeft het recht om te vragen dat wij de persoonsgegevens die wij over u hebben bijwerken of dat we eventuele foutieve persoonsgegevens corrigeren of aanvullen. 

Het recht op verwijdering en beperking:

U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. U erkent hierbij dat bij een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten niet geleverd kunnen worden. 
U kan ons ook verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.  

Het recht van bezwaar:

U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. U dient dit verzoek evenwel te motiveren. 
U kan zich ook uitdrukkelijk verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, hiervoor hoeft u geen motivatie op te geven. 

Recht van overdraagbaarheid

U beschikt over het  recht om uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Tevens beschikt u over het recht om deze gegevens aan andere verantwoordelijken voor de verwerking te doen overdragen. 

Recht om uw toestemming in te trekken:

U beschikt te allen tijde over het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken (op voorwaarde dat de verwerking gebaseerd is op uw toestemming). 

Recht om klacht in te dienen:

U beschikt ook over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
contact@apd-gba.be

Indien u bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, dan kun u zich richten tot dpo@vdl.be. Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen. 

7. Over deze Privacyverklaring

Onze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven.

Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Vandelanotte dan kan u hiervoor terecht bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) via dpo@vdl.be of via brief DPO Vandelanotte – Pres. Kennedypark 1a 8500 Kortrijk.