Nouveaux montants forfaitaires pour les déplacements de service à l’étranger depuis le 15 février 2023
Le 15 février 2023, la nouvelle liste des indemnités forfaitaires de séjour que le SPF Affaires étrangères octroie pour les déplacements de service à l’étranger depuis le 15 février 2023 a été publiée au Moniteur belge. Ces indemnités de séjour sont déterminées par pays, exonérées d’impôt et non soumises à des cotisations de sécurité sociale.
Les forfaits fixés couvrent les frais suivants :
- +Frais de repas du midi et du soir ;
- +Frais de boissons et de collations ;
- +Frais de transport sur place ;
- +Frais de communications téléphoniques ;
- +Frais relatifs aux autres menues dépenses.
Lorsque l’entreprise prend en charge des frais qui comprennent également certains repas, les forfaits précités doivent être réduits des pourcentages suivants
- +35 % lorsque les frais sont remboursés pour le repas de midi ;
- +45 % lorsque les frais sont remboursés pour le repas de soir.
Si l’entreprise rembourse les menues dépenses ou les frais pour le petit-déjeuner, il ne faut plus appliquer de réduction au prorata, contrairement aux années précédentes.
Les frais de logement et de déplacement depuis et vers la destination à l’étranger ne sont pas visés. Les frais de logement, de petit-déjeuner et de déplacement doivent être remboursés sur la base de pièces justificatives réelles. Dans ce cadre, des indemnités de logement maximales ont été déterminées par pays. Une dérogation à ces plafonds peut être autorisée sur demande motivée.
Dans le secteur privé, on utilise aussi les forfaits précités pour les dirigeants d’entreprise ou les travailleurs qui effectuent des déplacements de service à l’étranger. L’entreprise peut rembourser les frais consentis par le dirigeant d’entreprise ou le travailleur lors de ce déplacement de service à l’étranger et les traiter comme des frais propres à l’employeur s’ils sont fixés dans les forfaits déterminés par le SPF Affaires étrangères.
Les indemnités mentionnées dans la catégorie 1 sont appliquées pour les déplacements de service de maximum 30 jours. Pour les déplacements plus longs, les indemnités de la catégorie 2 sont applicables.
Attention : dans la mesure où les déplacements du travailleur ou du dirigeant d’entreprise font partie de l’activité professionnelle quotidienne normale, l’administration estime que les forfaits ne sont pas applicables.
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