Explications supplémentaires sur l’obligation de fiche élargie pour les indemnités de frais
Dans notre article précédent, nous vous avions déjà fourni des informations sur la modification de la législation qui a instauré l’obligation de fiche élargie pour le remboursement des frais propres à l’employeur/la société. Cette modification de loi s’applique à tous les remboursements des frais propres de l’employeur qui sont payés à partir du 1er janvier 2022. D’après une question parlementaire et circulaire récente, nous vous donnons une idée plus claire de la manière dont vous pouvez interpréter cette obligation de fiche.
Indemnités de frais (« forfaitaires ») « fixes »
Ces frais ne sont pas remboursés sur la base des frais réellement encourus, mais sont estimés sur une base forfaitaire. Pour certains frais, le fisc prévoit lui-même une estimation forfaitaire (« norme sérieuse »), par exemple pour les remboursements de déplacements de service en Belgique et l’indemnité kilométrique pour des déplacements professionnels avec sa propre voiture ou son propre vélo (vélomoteur/moto). L’employeur a également la possibilité de rembourser d’autres frais sur une base forfaitaire. Dans ce cadre, il s’agit notamment de frais relatifs au télétravail et de frais de représentation.
À partir de l’année de revenus 2022, chaque indemnité forfaitaire doit être reprise sur la fiche avec le montant, même s’il s’agit d’indemnités forfaitaires dont le montant est fixé sur la base de « normes sérieuses et concordantes ». Si l’indemnité n’est pas reprise ou pas reprise correctement sur la fiche, la sanction implique que les frais correspondants ne sont plus déductibles et qu’en outre, une cotisation distincte peut même être établie.
Indemnités « variables »
Il s’agit ici des frais réellement supportés qui peuvent être remboursés sur la base de justificatifs. Pensons par exemple au remboursement de matériel de bureau qui a d’abord été payé par le travailleur ou le chef d’entreprise, mais pour lequel la facture a été établie au nom de la société.
À partir de l’année de revenus 2022, ces indemnités seraient également soumises à l’obligation de fiche. Compte tenu de la réponse à une question parlementaire récente, le simple remboursement de frais avancés ne devrait toutefois pas être mentionné sur la fiche. Dans ce cas, le travailleur ou le chef d’entreprise a simplement avancé le paiement.
En revanche, s’il n’est pas établi clairement dès le début que l’objet du remboursement est une dépense encourue au nom et pour le compte de l’employeur ou de la société (ex. si la facture ne figure pas au nom de l’employeur/la société), ces indemnités variables doivent bel et bien être mentionnées sur la fiche. En cas de non-respect de cette obligation de fiche, l’administration fiscale peut imposer une amende administrative.
La circulaire récemment publiée reprend la vision du ministre. Il doit être clair, dès le début, que l’opération d’achat est effectuée par la société/l’employeur et que le justificatif correspondant mentionne clairement l’identité de la société/l’employeur. Une note de frais sans nom ne suffira donc pas pour échapper à la déclaration de ce remboursement.
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